見ていないとは言わせません××

Aさん「ねぇ、昨日渡した書類の件だけど、完了してる?」
Bさん「えぇぇぇぇぇぇぇ!!何のことですか!!!」

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社内でこんな会話を耳にしたことが
ある人も多いはず。

その書類が
もし、お客様に関することだったら…?
もし、完了期日が今日だったら…?
もし、会社の今後に関わる資料だったら…?

いろいろな「もし」を考えるとゾッとしますが、
こんなことが起きない為に、出来ることは沢山
あるはず!!

問題点を考えてみましょう。

書類の渡し方

Aさんは書類を渡したと言っていますが、
どのように渡したのでしょう。

もし、机の上に置いたことを【渡した】と言っているので
あれば、これは大問題です。
お願いをしたい書類をそのまま置くのは、
ルール違反ですよね。

Bさんも他の仕事があるので、
書類の山に埋もれてしまう事もありますよね
山崎文栄堂では、こうならない為に会社のルールが
決めれられています。
【【【机上に書類を放置しない】】】仕組みがあるからです!!

 

それがこれ!!!!!

 

 

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社内では、メールボックスと呼んでいます。
使い方はとっても簡単。

AさんとBさんで例えるなら、

Aさん .。oO(これBさんにお願いしよう..)

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Bさん 毎朝、メールボックスをチェックする

 

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.。oO(これ今日中にやった方がいいな)!!

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こんなに単純な仕組みなのに、
どうしてこんなにも上手くいくのでしょう。
それは、ルールがあるからです。

・毎朝、メールボックスをチェックする
・急ぎの案件であれば、直接声をかける
どんなに良い備品やルールがあっても、
守らない人が一人でもいれば、上手くはいきません。

文栄堂であれば、【メールボックス+コミュニケーション】
で統一をしています。
例えば、

お願いバージョン
「Aさん○○の件お願いします。
メールボックスに資料入れておきますね」

報告バージョン
「Aさん郵便が届いていたので、
メールボックスに入れておきました」
全体へ告知にも役立つ★

「○○に関して書類が届いているので、
メールボックスに入れました。
確認お願いします」

 

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このような会話が社内で飛び交っています。

山崎文栄堂には、シンプルだけど
仕事が管理しやすくなる仕組みがたくさんあります。
メールボックスからタスクに追加されてへの
流れはまた今度。

一気に知りたい!そんな方は、
オフィス見学会も開催しているので、
是非ご連絡下さい▼

この記事を書いたひと

なるみ

お客様窓口のコールセンターでお仕事中。 沢山の「教えて!」の声から みなさんに伝えたい情報を発信していきます!