いとちゃん

その印刷は本当に必要ですか?簡単に始める紙の削減方法5選

こんにちは。いとちゃんです。

最近アスクルをご利用頂いているお客様にアスクルの購買状況についてお伝えすることがあるのですが、
その時によく、「紙を削減するために何かしていることはありますか?」と質問を頂きます。

images (3)

不要な紙を減らしていくと、
紙代の削減、複合機の保守費用の削減、廃棄費用の削減や環境貢献に繋がります。
またコストに対しての意識が社員につくと、紙以外のコスト削減も進んでいきます。

必要な印刷ならした方が良いと思のですが、特に考えずに昔からの慣習で紙を印刷してしまっている人も多いのではないでしょうか?
今回は簡単にできる紙の削減の仕方についてお伝えします。

1.会議資料は全員分は印刷しない

images
月に2,3回、事業部の責任者が集まって会議することがあるのですが、今まではそれぞれの報告を全員分印刷していました。
他の事業部分は配られても、すぐに捨てていたため、正直紙でなくても良いものでした。
そこで、今は役員分のみ印刷をし、他の社員はモニターに投影された画面を見ています。

弊社では大きなモニターを見ていますが、iPadやPC等でも閲覧可能です。

2.ミスプリントを減らす

images
ミスプリントも印刷を増やしてしまう要因の一つです。
プレビューしてから印刷する、複数枚印刷する場合は1枚印刷してミスがないか確認してから印刷する。
大量印刷してからミスに気付くと、ものすごくもったいないです。

3.分割印刷、両面印刷をする

パワーポイントの資料など印刷するときは、1枚に2ページまたは4ページ印刷できるようにします。
4ページで両面印刷をすれば、8ページ分が1枚に収まります。
これだけで片面1ページ印刷に比べて8倍の削減です。

4.カウンター料金が掛かっていることを認識してもらう

images (1)
複合機を使用する場合、紙代だけでなくカウンター料金もかかります。
新人などにはしっかり教えておかないと、カウンター料金のことを知らずに無駄に印刷をしてしまうことがあります。
知らずに印刷してしまうと、紙代だけでなく月のカウンター料金も増えてしまいます。

意外と新人はこの料金が、利益にどのように影響するのか分かっていません。
そのカウンター料金分の利益を稼ぐために、どれくらい売り上げが必要か伝えたところ、納得していました。

5.ペーパーレスFAX機能を使う

images (2)
FAXの受信も紙で出していると、不要なものまで印刷されてしまうことがあります。
PDFデータで出力できるようにすれば、必要なものだけ印刷できます。

まとめ

いかがでしたか?
従業員の意識やコストに対する意識が大事だと思います。
きっとコストにかかる認識が低いと悪気は無くても無駄使いしてしまう事があると思うので、
社員にはしっかり教育しておく事がポイントだと思います。

また、紙で出したほうが効率が良いこともありますので、無理せず出来ることから始めていくのがオススメです。

 

紙を使わないマニュアル作成・管理ツールはこちら
印刷が多く、カウンター料金が気になる方はこちら

この記事を書いたひと

いとちゃん

オフィスハック編集長。 普段はお客様のお困りごと解決のために奮闘中! 出身は静岡県で趣味はサッカー。