かおりん

やりたいけどできない方へ!書類の管理方法教えます

こんにちは、オフィスハックのかおりんです。

3月も中旬に入り、
期末が近い企業も多いのではないでしょうか。

期末を迎える企業でよく聞くのが
「書類どうしよう…」という声。

決算書や伝票、従業員の台帳など、企業ではあらゆる種類の書類が発生し、
書類の種類に応じて保管年限が定められています。

「わかってるんだけどね」という声が聞こえてきそうですが、
経理や総務のお仕事がある中で、書類の管理までは手が回らない、というのが現実ですよね。
オフィスのスペースも限られている中で、どんどん増えていく書類に
悩まされている方は多いような気がします。

やりたいけどできない方へ

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この記事では

・書類の管理はしたいんだけど手が回らない
・社内のルールすらないからどうしたらいいかわからない
・書類が多すぎて社内のスペースが狭くなってきた
・とにかく改善して、と社長から言われている

など、書類にお困りのすべての方へ向けて、管理方法をお伝えします。

全体量の把握

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まずは社内にある書類の全体量を把握しましょう。

一般的に、書類の量のことを「ファイルメーター(FM)」と呼びます。
「書類をすべて積み上げたときの高さ」を表しており、
書類の箱数の把握や、廃棄のときに使うことが多いです。
(例:本日は0.5FMの書類の廃棄をしました。)

高さ1メートル=1ファイルメーターで、これは書類約10,000枚に相当します。

例えば、オフィスで使用されている一般的なキャビネットの収納幅は約90cmなので、
キャビネット1段に満杯の書類が格納されていれば、
0.9ファイルメーターなので約9,000枚の書類がある、という計算になるわけです。

「ファイルメーター」を覚えておくと、全体量の把握や
オフィスのキャビネットに入る書類の概算ができて便利ですよ!

本当にそれ必要?

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全体量の把握ができたら、つぎに行うのが書類の区分けです。

冒頭でも書いた通り、書類にはそれぞれ保管年限が定められており、
企業は一定期間、書類を保有する必要があるのです。

・請求書:7年
・納品書:7年
・カルテ:5年  など…

それ以外に発生する書類も、よく見てみると「1年に1度見るか見ないか」または「全く見ない」書類が意外と多いのではないでしょうか。
そういうものは1年と決め、1年後までに必要にならなければ、廃棄して問題ないものがほとんどだと思います。

社内の書類は
・よく見るもの(直近1~2年の決算書や経理書類など)
・見ないけど保有年限があり保管しなければいけないもの
・廃棄するもの
の3つに区分けをしましょう。

よく見る書類

よく見る書類は、使用部門の管理のもと、オフィスに置いておくのがベター。

経理であれば直近1年間の決算書、事業部であればマニュアルなど
手元にないと困る書類ってありますよね。
これは「活用文書」「現用文書」と呼ばれます。

ちなみに一般的に、ひとり当たりに必要なファイルメーターは
1~3FM(10,000~30,000枚)と言われているので、覚えておくと目安になるかも。

保管しなければいけない書類(保管書類)

まずは法律で決められていて捨てられない書類がありますよね。
いくら見ないとはいえ、ルールは守らなくてはいけませんから、保管が必要になります。

ここでわたしがオススメするのが「倉庫に保管する」という考え。
保有年限がある書類でも、普段見ないのであればオフィスに置いておく必要はまったくありません

広いオフィスであれば問題ないと思いますが、
家賃もかかっているオフィスの限られたスペース、できるなら有効活用したいですよね。

廃棄してよい書類

保管期限が過ぎている書類、社内に眠っていませんか?
期限が切れているものに関してはまとめて廃棄しちゃいましょう。

また、ナレムコ(NAREMCO:National Records Management Council)が行った調査統計によれば、
事務員が見る文書の99%が作成されてから1年以内のものなんだとか。

よく見る書類は1年以内のもので、1年をこえた書類は、
100回に1回しか見ないという計算になりますね。

手元にあったり、オフィスに積み上げされている書類、
ほとんどのものは廃棄できるかもしれません。

まとめ

いかがでしたか?

社内にある書類はまず把握と区分けから。
書類の保管年限や、見る頻度を考えて、廃棄なのか保管なのか
はたまた社内になくても良いのか、、、

最初は少し時間がかかりますが、しくみを作ってしまえば後が圧倒的にラクになります。

次の記事では、
「保管書類」についてピックアップしていきます。

社内になくても良い書類、実はたくさんあるはずですよ。

それでは!

この記事を書いたひと

かおりん

入社4年目。 オフィスハック副編集長。 いとちゃんの右腕として、オフィスハックを盛り上げている。 出身は静岡の南伊豆。 伊豆は、南に行くほど美しい。