探す事に時間をかけていませんか?書類整理で変わる仕事のやり方

こんにちは。
ハックチームのなるみです。

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みなさんの会社でこんな光景見かけたことはありませんか。

あの書類どこにあるかな、、、
机の上の書類が多くて、仕事が進まない、、、
書類ってどんな風に保管したらいいの、、、

今回は、書類整理にお困りの皆さんに、
簡単ですぐに実施できる方法をお伝えします。

大切なのは、
保管に使うファイルを社内で統一することです。

文栄堂では2穴ファイルボックスファイルを利用しています。

 

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基本的に社内においてある書類は、どちらかでまとめています。
文栄堂でほかのファイルを使用したい時には、事前にワークフロー
決済を取らなくてはなりません。

ワークフロー??面倒だな、、。と思いませんか!!!
みんな同じ気持ちなんです。だから同じファイルを使います。

書類整理というと捨てることを一番に思いつきますが、
不要な書類を判断する事は、難しいことなんです。
だかろこそ、使用するファイルを揃えることから始めることを
おすすめしています。

私が担当している書庫がこちら、、!
書庫に番号が振ってあり、戻す場所が決まっています。
背見出しも統一しているので、
書類が見つからないということがなくなりました。

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またボックスファイルで保管する際は、
山付クリアフォルダを使い、
1案件1ファイルで管理しています。

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ボックスファイルの背見出しで大分類を分け、
その中で、山付クリアフォルダーで案件ごとに管理することで、
更に書類を探しやすくする仕組みです。

関連記事も読んでみてください!
やりたいけどできない方へ!書類の管理方法教えます

山崎文栄堂では書類整理サポート事業部という
あまり聞きなれない事業部があります。
お客様の書類のお困りごとを伺いながら、一緒にお客様の
オフィス改善をするお手伝いをしています。

もちろん山崎文栄堂も書類整理を徹底しており、
オフィス見学会を開催し、私たちの働くオフィスを見て頂いています。

オフィス見学会の詳しい内容はこちら

また文栄堂では、出張書類整理もおこなっています。
実際にお客様のオフィスに伺い、一緒に書類整理を行います。
その際に、書類をまとめていくノウハウをお伝えしています。
文栄堂の社員は、ファイリング検定を取得を必須としています。
保管期限や書類の流れる仕組みを学んでいますので、
是非ご相談ご相談くださいね!

書類整理サポート事業部への問合せはこちら

この記事を書いたひと

なるみ

お客様窓口のコールセンターでお仕事中。 沢山の「教えて!」の声から みなさんに伝えたい情報を発信していきます!