かおりん

業務効率アップ!効果があった「見える化」活用法 3選

みなさんこんにちは、オフィスハックのかおりんです。

みなさんのお仕事されているオフィスでは「見える化」ってしていますか?
営業会社の成約棒グラフなんかをイメージされる方も多いと思いますが、見える化はそれだけではありません。

この記事では、弊社のオフィスで取り入れている見える化の活用事例を3つご紹介します。
どれも簡単に取り入れられるものなので、参考になれば幸いです。

そもそも見える化ってなに?

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「見える化」ってどういう意味?という方もいらっしゃるかもしれないので、簡単に用語の説明から。

ここで使う見える化とは、お仕事においての「可視化」のことを指します。作業についての情報はもちろん、進捗、スケジュール、役割など、弊社では様々な情報を見える化しています。

なぜするのか

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ではなぜ見える化をするのか。

見える化の主な目的は、お仕事の現場でみんなが目で見て共通の認識をもつことにあります。数字であれば数字への意識、役割であれば自分のやる気や責任感にもつながると言われています。見える化で、共通の認識を持つことで、お仕事の効率が上がったり、問題解決になったりするんですね。

オススメ①スケジュールの見える化

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まずは取り入れている企業も多いスケジュールの見える化です。大きなホワイトボードに月間の罫線が入っているものは見たことがある方が多いのではないでしょうか。

弊社がスケジュールの見える化に使っているのはマグネットポケットで、1日につき1つ、ポケットがあるような状態になっています。このポケットにその日やるべき仕事を振り分けておくことで、仕事がひとに付かず、誰でも対応ができるようになるのです。

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実際に弊社でも、このスケジュール表をつかうことで、お仕事のダブルキャスト化、トリプルキャスト化が実現。見える化の活用で、なんとなく誰かについていてその人が休むと作業が止まる、なんてことがなくなりました。

 オススメ ②組織の見える化

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つぎに、組織に関する見える化です。

現在も育児のためにお仕事をお休みしているパート社員が在籍している弊社では、産休育休についても見える化しています。こういう見える化は制度がないとできないことですから、女性社員の安心につながります。

一目でわかる組織の見える化は、社内見学に来てくれた学生にも好評なのでオススメです。

 オススメ③迷わない見える化

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最後に、明日からでも取り入れられる内線番号の見える化。

弊社はワンフロアでお仕事をしているのですが、いくらワンフロアといえども端から端までは多少声を張らなければ声が届きません。内線番号の見える化をするまでは、電話を取ってくださったコールセンターの方が「◯◯さぁ~~ん!電話です!」と叫んでいる光景がよく見られました。

この看板があれば、番号を見てすぐに内線を繋ぐことができるのです。

ちょっとチープでは、、?と思ったそこのあなた、弊社ではレイアウト変更が盛んなので、これに関してはこのような簡単な見える化がちょうど良いのです。量販店で売っているサインボードに、グランドテプラを利用した100㎜のテープを貼っているだけなので、5分もあればできちゃいます。(コスパ!)

まとめ

いかがでしたか?

いろいろなコトやモノを見える化することで、動作や声掛けが1回減ったり、みんなの意識が高まったり、、、
見える化を活用することで得られる効果は案外大きいのではないかな、というのが、わたしの印象です。

ひとえに「見える化」といっても色々な活用法があります。工場の見える化と、営業会社の見える化とでは、活用法も違いますよね。

それぞれの企業に合った見える化で、お仕事をより効率的に行ってみませんか?

それではまた!

ぽけっと

この記事を書いたひと

かおりん

オフィスハック副編集長。 自称いとちゃんの右腕。 出身は静岡の南伊豆。伊豆は、南に行くほど美しい。