使いたい文房具がすぐに使える! 社内備品の管理方法

こんにちは、オフィスハックのみなみです。

皆さん、社内備品の管理、どうしていますか?

ハサミ、カッター、セロテープ、のり、定規…
社員全員で使う、使用頻度の高い文房具ですが、
使いたいと思った時にない!なんてことありませんか?

なぜ探し物をする時間を減らしたほうがいいのか

ウォール・ストリート・ジャーナル誌の調査によると、平均的なビジネスパーソンは1日に1時間を探し物にあてているそうです。

年間で言うと6週間ほど。
この無駄な時間を半分にできたと仮定すると、10人規模の事務所で、年間300万円もの利益が得られるほどになります!

今すぐに物を探す時間を削減したい、、、
と思っているそんなあなたに、弊社で行っている取り組みをご紹介します!

弊社では、こちらの管理方法を取り入れているために、文房具が見つからない、もしくは無くなってしまうことはめったにありません。

その方法とはズバリ、”定位置”を作ることです。

定位置

弊社では、このように社内備品を管理しています。
この記事では、社内備品を定位置管理にすることでのメリットを3つご紹介します!

①物を探す時間がなくなる

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社内共有の備品、誰かが使いたいと思った時に、なかったらどうなるのでしょうか?
「あれ?ハサミどこにある?」
「私がさっきまで使ってました!ちょっと待って下さいね…ここにありました!」
という流れになるのではないでしょうか?

使いたいと思った人の探す時間、使っていた人の探す時間、いろんな人の時間を浪費してしまいます。
きちんとここに置く、という場所を決めておいて、必ずそこに戻すようにすれば、無駄な時間が削減できますね!

②使いっぱなし、置きっぱなしがなくなる

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物を使ったら、元に戻さずにその場に置いてしまう方、多いのではないでしょうか?

そうなってしまう原因は、定位置が決まっていないことが大きいのではないでしょうか?
戻さない、というより、置く場所が定まっていないから、その場その場で好きな場所に置いてしまうのです。

定位置が決まっていれば、文房具を使い終わった時に、まず頭に定位置の場所が思い浮かぶので、そこに戻そうと思うことができます。

書類の間に定規が挟まっていた…なんてことを防ぐことができます。
きちんとキレイに物を管理しようとみんなが思える環境をつくることができます。

③無駄な備品購入が発生しない

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ハサミがないから、買ってこよう、アスクルで注文しよう、
と購入してみてから、やっぱり出てきて、2つになってしまった…
という繰り返しで、文房具が必要以上に増えていませんか?

弊社ではきちんと場所を決めて備品の管理をしているため、物が不必要に増えてしまうことはありません。

正直、カッターやハサミなどは、ひとりにひとつ必要なものではありませんよね。
いつくも買ってしまって、無駄な経費が発生することを防ぐことができます!

まとめ

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いかがでしたか?
置き場所が決まっているというだけで、こんなにも社内環境がよくなります。

物を探す時間など、必要のない時間を削減して、仕事に使える時間を増やしていくために、
ぜひ定位置を作ってみませんか?

 

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この記事を書いたひと

みなみ

ハックチームの天然ルーキー。 アスクル商品やサービスについての記事を中心に オフィスグッズのちょっと便利をお届けします!