むーちゃん

人事書類の管理方法をご提案!

みなさんこんにちは!
経理を担当して約3年が経ちました、むーちゃんです。

弊社では、お客様の会社へ訪問し、一緒に書類整理を行う「出張書類整理」というものを行っています。
ありがたいことに、私も数社のお客様に訪問し、書類整理を行わせて頂きました。

その中で、必ずお客様から質問されることがあります。
それは、「社員の書類はどう管理されていますか?」という質問です。

履歴書や選考時の書類、雇用契約書など…
今日は弊社で行っている管理方法をお伝えしていきます!

書類の種類

みなさんの会社では、今はどのように管理をされているでしょうか?
悩まれていたお客様は、みなさん書類の種類ごとに保管されていました。
「雇用契約書」「選考書類」「履歴書」と分類をして、2穴ファイルに綴じていました。

悩みごと…

先程お客様から必ず質問を頂くと書きましたが、みなさん、こんな悩みを抱えていました。
・ファイリングしているけれど、なんだかスッキリしていない
・古い書類が残ったまま引き継いで、どうしたらいいかわからない
・退職者の書類が残ったまま

私も経理を引き継いでからは、数年もしくは10年以上の前の書類が書庫にあったりして(笑)
「何なのコレー!」体験が数多くありました。

ファイリングをしているので見た目はスッキリしているのですが、ファイルの中を開いてみると、整理整頓されていないケースが多いのです…

解決策

弊社でおススメしている管理方法は、人別にインデックス付クリアホルダーで管理するです

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選考途中から入社手続きで交わした契約書、更新した雇用契約書など、個人で発生した書類は全てこの山付きクリアフォルダに入れて管理をしています。

えー、、そんなこと、、、と思われたかもしれません。
でもこんな嬉しいメリットがあるのです!!!

嬉しいメリット その①

「○○さんのこの書類持ってきて!」「○○さんの雇用形態確認したい。」
こんな時、その人のファイルを探して取り出すだけで解決です!

全社員の雇用契約書を綴じた2穴ファイルから、1枚1枚めくって、該当者分を探さなくてよくなるのです!
何回も同じファイルを開けば、感覚でこのへんかな~でわかるのですが、このファイリング方法なら、誰でも探し出すことができます。

嬉しいメリット その②

退職者が出た場合、その人の山付きクリアフォルダを書庫から抜けば、書類の整理整頓は完了です!

数年前の退職者の書類が残っている…がなくなります!
ファイルの中間にある書類を、1枚1枚抜き取る作業が発生しないのです!!!
在籍者だけの書類を保つことができます。

活用ファイルの紹介

①アスクル クリアホルダー 1山インデックス付

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書類に名前を付けて保管が出来る優れもの!
オフィスハックでも何度かご紹介させて頂きました。
従業員の名前を記入して使用してください。

②キングジム GボックスPP(A4ヨコ)

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名前を付けた山付きクリアフォルダをボックスファイルに入れて管理します。
正社員・パート社員・アルバイトなど、雇用形態によってボックスファイルを分けて管理するもの良いと思います。
あいうえお順に並べて管理しておくと◎

さいごに

弊社ではこの方法で、退職者の書類がずっと社内に残ったままの状態がなくなりました。
ちょっとした工夫で管理も探すのも楽になります!
スッキリした状態で、お仕事をしませんか?

弊社では、オフィスづくりのヒントになれればと思い、
働き方改革説明会を開催します。

ぜひ、お気軽にご参加ください。
■開催概要 主催: 株式会社山崎文栄堂
会場: 株式会社山崎文栄堂目黒オフィス
(東京都目黒区青葉台3-17-13 3階)
参加費:無料 締切り: 開催日前日18時まで 参加人数: ご相談
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この記事を書いたひと

むーちゃん

入社4年目。 約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新予定! 趣味はディズニーリゾートに遊びにいくこと。