みなみ

効率的に仕事を分担!「大臣表」のご紹介

こんにちは、オフィスハックのみなみです。

皆さんのオフィスでは、ごみ捨てや、郵便出し、その他のちょっとした仕事は、誰の仕事ですか?

新卒ですか?そもそも誰がやる、という担当はきちんと決まっていますか?

ちょっとした仕事でも、担当が決まっていないとその仕事は放置されたり、いつも決まった人しかやらなくなったり、、、
特に中小企業は、ちょっとした仕事の分担に悩んでいる声をよく聞きます。

そこで今回皆さんに、社員みんなが仕事をしやすくするために、弊社が行っている制度についてご紹介します!

弊社が取り入れているのが「大臣制度」です。
社内で、事業部やチームの仕事ではないけれど、誰かがやらなくてはいけない仕事をピックアップしひとりひとりに振り分けて、「大臣表」として貼り出しています。

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〇〇係でももちろん良いですが、「〇〇大臣」のほうが響きが良いと思いませんか??

写真のように、社員みんなの見える場所に掲示して、1か月に1度、実施しているかのチェックもしているので、ごまかしは通用しません!
サボっていたらすぐにバレてしまいますね!

ということで、この「大臣表」を取り入れたことで仕事がやりやすくなった理由を3つに絞ってお伝えします。

①ひとりひとりが責任感を持って仕事を行える

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社員ひとりひとりに、○○さんは△△大臣と振り当てられて、さらに掲示もされていることで、自分がやらなくては…という責任感が生まれます。

例えば、私は郵便大臣です!

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毎日夕方18時になると、郵便物に後納機で切手の代わりになるスタンプを押す作業をしています。

毎日やっていても、大変だな、と思ったことはありません。
18時になったら、郵便をやらなくては、と責任感を持って取り組めることが、充実感に繋がっています。
新卒としてまだまだできることが少ない中で、「自分に」と任せてもらえる仕事があることが、とても嬉しいなと思っています。

②仕事に偏りがなくなる

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例えば、「ゴミ箱がいっぱいになっている…」と、気づいてまとめてくれる人はとてもありがたい存在ですね。
しかし、その人ばかりがやっていて他の人はその人にばかり任せてしまう、、
結果、周りを良く見て仕事ができる人の仕事量が多くなってしまう、、そんなことが起こってしまったら不公平ですよね。

こんな状況になるのを防ぐことができるのが、大臣制度です。

もちろん気づいた人がやらなくて良い訳ではありませんが、大臣表があることで
細かい仕事にも担当がつき、実際に弊社でも仕事に偏りがなくなりました。

③忘れていた!ということが起きない

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誰かがやってくれるだろう、と社員全員が人任せにしてしまったら、その仕事はどうなるのでしょうか?

例えば先ほど例にあげた郵便の仕事、出し忘れてしまったら、届く予定の日にお客様に資料が届かなくなってしまいます。

そんなトラブルを防いでくれるのも、この大臣制度です。

○○さんが△△大臣、と決まっているので、その仕事ができていないことに気づいたら、周りが声をかけることもできます。
また、担当の人がお休みの時は、事前に誰かに代わりにやってもらおうと頼むことができるので、仕事が滞ることもありません。

まとめ

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いかがでしたか?

弊社は少人数の会社ですが、大臣表などを取り入れることで、みんなが仕事をやりやすく、そして抜け漏れのないように工夫をしています。

ぜひ皆さんの会社でも取り入れてみてはいかがでしょうか。

弊社では、オフィスづくりのヒントになれればと思い、働き方改革説明会を開催します。

ぜひ、お気軽にご参加ください。
■開催概要 主催: 株式会社山崎文栄堂
会場: 株式会社山崎文栄堂目黒オフィス
(東京都目黒区青葉台3-17-13 3階)
参加費:無料 参加人数: ご相談
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それではまた!

この記事を書いたひと

みなみ

入社1年目。 この度オフィスハックチームに大抜擢! フレッシュな新卒ならではの視点で記事を更新します。