いとちゃん

スケジュールが決められない必見! 年間スケジュールの立て方と管理方法

こんにちは。いとちゃんです。
弊社では9月から新しい期が始まり、私も新たな気持ちでお仕事しています。

ところで、皆さんの会社では年間のスケジュールって決まっていますか?
そして決まったスケジュールは実施されていますか?

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弊社では毎年1年間のスケジュールがあらかじめ、決まっています。
さらに毎月のスケジュール会議で、3~4か月後までのスケジュールを再度確認しています。

今回はどのような仕組みで会社のスケジュールが決まっているのか、お伝えしていきます。

 

イベントや会議などのスケジュール管理の2つのツール

①事業年度計画
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弊社では毎年9月に経営計画書というものが配られるのですが、
巻末にはスケジュールが書かれています。

例えば、採用説明会や社員旅行、研修の日程なども予定として書かれています。
そしてその担当者も決まっています。

②サイボウズ
経営計画書では、大まかに日程を決めていますが、
幹部のスケジュール会議で、実施できるか確認をしていきます。
出来ない場合は、その場ですぐにスケジュール変更をします。

 

スケジュールの立て方

では、どのように事業年度計画を作成するのか説明していきます。

①事業年度計画の立て方
1、社内で発生するイベントや会議等が全て記載されたExcelを用意します。
→毎年履歴も記入していて、過去の担当者も分かります。

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2、事業年度作成責任者が、次の期の担当者確認、新しく増えたイベント、なくなったイベントを確認し、
Excelに記入します。
(担当者を誰がやるかもルールになっているので、責任者はルールに従って担当を決めます)

3、作成したExcelを元に、幹部と打ち合わせ。
担当者やイベントの確認をします。イベントの抜け漏れや担当者など、幹部から意見をもらいます。

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4、スケジュールに落とし込んでいく。
前年のスケジュールを元に、年間スケジュールにイベントを落とし込みます。
(毎月行われる会議は、曜日など決まったルールがあるので、それをもとに入れていきます。)

5、作成したスケジュールを、社長・幹部と確認
作成したExcelをもとに、最終確認を行います。

6、決定後、サイボウズに流し込み
年間スケジュールが決まると、サイボウズのスケジュールに流し込みをします。

 

続いて、毎月のスケジュール会議についてです。

②スケジュール会議の流れ

参加者は社長、幹部で月に1回 35分間実施

1、6か月後までのスケジュール会議の日程を確認

2、当日のスケジュールから確認スタート
スケジュール会議の担当者が社長のスケジュールを読み上げていきます。

3、実施不可能なスケジュールがあった場合は、その場で変更します。

4、幹部で社長に時間が欲しい場合などは、該当日で依頼をします。

5、時間が来たら終了

6、変更されたスケジュールは全社員に共有される。

 

まとめ

いかがでしたか?
私も事業年度計画作成の責任者をしたことがありましたが、
実施するイベントや会議が一覧になっていて、開催日や担当のルールも決まっていると、
仮のスケジュールがとても立てやすいと感じました。

まだ決まったルールが無い方は、一覧やルール作成をしてみてはいかがでしょうか?

 

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この記事を書いたひと

いとちゃん

入社6年目。 オフィスハックの編集長。 普段はお客様のお困りごと解決のために奮闘中! 出身は静岡県で趣味はサッカー。 休みの日は昼間からビールを飲むのが幸せ。