探す時間を80%カット!見たい契約書をサッと取り出すための書類整理法

こんにちは、オフィスハックのかおりんです。

総務や経理担当のみなさん、「必要な時に、契約書が見つからない。」「誰かが契約書を閲覧して、そのまま戻されずに、探すことがある。」なんてことはありませんか?

わたしはお客様のオフィスに伺いし書類整理のお手伝いをさせていただくことがあるのですが、そんなときのご相談で多いのが、契約書の整理の仕方

お客様の現状の保存形式で多いのは、クリアポケットのファイルにいれたり、2つのリングファイルに綴じたり。
経験上、95%近くのお客様は、なんらかのファイルに綴じて保管されています。全部が集約されず、担当が契約書を裸のままもっていたりなんてことも。

必要な時の取り出し方を聞くと「ファイルの中をバサバサとページをめくりながら探します。」との声。

わたしは声を大にして言いたいです。

「「「その探す時間、みなさんの大切な業務時間を奪っていませんか~~~~?」」」

この記事では、当社が行っている見たい契約書をサッと取り出すための書類整理法をお伝えします。

ファイルには綴じない

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当社の契約書の保存形式はというと、2穴のファイルには綴じません

私たちは契約書を案件ごとに、クリアフォルダーにいれて保管しているのです。このクリアフォルダーにこだわりアリ

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インデックス付きクリアフォルダーといい、通常のクリアフォルダーにタイトルが書ける耳がついたクリアフォルダーを使っています。
当社ではこのインデックスの部分に契約書のタイトルを表記し1案件1クリアフォルダーに入れて、ボックスファイルに保管しています。

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分類はシンプルに探しやすく

具体的な分類方法ですが、当社の場合は大分類と中分類に分けて保管。
大分類は事業部、中分類を企業のあいうえお順、と探す人に優しいシンプルな分類になっています。

【大分類】
・全社(仕入先様/お客様・仕入先以外の契約書)
・溶解処理事業
・名刺事業
・書類整理サポート事業

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【中分類】
企業名をあいうえお順にボックスファイルの50㎜幅に入る量に合わせて収納

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上記の保存形式で契約書が必要になった時の探す時間はおよそ10秒。
例えばランダムに2穴ファイルに綴じた契約書をバサバサ探すと、その時間はだいたい1分半。

探す時間、なんと80%もカットできているのです。

まとめ

いかがでしたか?

インデックス付きクリアフォルダーで保管することで、1年に1回の書類の大掃除(置き換え移し替え)の時も終了した契約書をサッと取り出し、整理もカンタン

2穴ファイルに綴じるための、書類の穴をあけ作業もサヨナラ

探す時間は80%カット

契約書がどんどん増える…
でもなんとなくファイルに綴じたまま…
探す時間がもったいない…
という総務や経理担当みなさん
・インデックス付きクリアフォルダー
・ボックスファイル
を使った契約書の保存形式を試してみてはいかがでしょうか。

それではまた!

――――――お知らせだよ――――――

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この記事を書いたひと

かおりん

コワーキング型Co-innovationスペース『COHSA SHIBUYA』のコミュニティマネージャー。 お仕事を楽しくするヒントをみんなに広めたい!主に「働き方」に関する記事をお伝えします!