むーちゃん

文書箱を倉庫に送り続けていませんか?

みなさんこんにちは。
オフィスハックのむーちゃんです。

経理から書類整理サポート事業部に移動して早2ヶ月…私も実際にお客様とお話しする機会が多くなってきました!
私自身の勉強のため、お客様に日々、書類についてお話を伺っています。
・社内書類の保管はどうやっていますか?
・外部の倉庫に書類を預けていますか?
・デスク周りの書類で困っていることはありませんか? などなど…

数多く頂いた声の中で、これはみなさんにも伝えたい!と思ったことがあったので、今日はその内容について書きたいと思います。

伝えたいこと

私が伝えたいと思ったこと、それは、、、
倉庫に預けている・保管している書類を見返していますかーっ?ということです。
なんだそんなこと?と思った方もいるかもしれません。でもこれ、軽視されがちですが、すごく大事なことだと思うのです。わたしが大事だと思ったポイント3つを伝えていきます。

ポイント① コストがかかっている

一番わかりやすいのは、コストが毎月発生しているということです。
多くの会社は、倉庫やコンテナを借りて、事務所とは別の場所に保管をしているのではないでしょうか。

経費見直しの機会があっても、これは必須経費だから…と見過ごしていませんか?みなさんの会社の土地柄によっては、倉庫代も高いのでは…

うちは社内に置いているから、倉庫代はかかっていません!というみなさん。
社内に置いている文書箱のスペースは、どのくらいの大きさでしょうか。その文書箱を置いているスペースにも、家賃がかかっています。

ダンボール

そして、そのスペースをもっと他のことに使いたくありませんか?打ち合わせスペースや休憩スペースなど…文書箱を置く以外に、もっとワクワクするような使い道があるかもしれません!

書類の保管年限が決まっているため、必ず保管はしないといけない。コストがかかっていることを意識して、文書箱の管理を行っていきましょう。

※(ちなみに弊社では、書類の文書箱専用の倉庫サービスもご案内しています!毎月発生している倉庫・家賃のコスト、もう変えられないと思っていませんか?書類の文書箱を1箱から保管できるサービスもありますよ。)

ポイント② 整理した気になっている

社内の書類を倉庫に送り、事務所の書庫はスッキリ。
ここで整理整頓が終わった気になっていませんか…?
倉庫に保管したその後、保管期限が過ぎた書類は廃棄できているでしょうか…?

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お客様とお話をしていて、「まだ倉庫に一度も行ったことがありません」という方が多かったです。
普段書類を扱っている方が倉庫に行かないとなると、誰が倉庫の整理整頓をするのでしょうか…また書類は会社にとって大事な書類なので、勝手に捨てることが出来ません。そのため、倉庫に入れるだけ入れて、本当は捨てられる書類までも、コストをかけて保管をしてる場合もあるのです。

ポイント③ 見返す頻度

3つめのポイントは、見返す頻度はどのくらいありますか?ということです。
倉庫に預けてしまった書類を見返すことはありますか?

そもそも何を倉庫に預けたかわからない…
社内にない書類は諦めてしまう…
倉庫が整理整頓されていなくて、どこに置いてあるかわからないから探せない…

こんな理由で倉庫に預けた書類を見返さない方が多いのではないでしょうか。ポイント①でも書きましたが、倉庫に預けているとコストが発生しています。
必要な文書箱のみ保管が出来るといいですね。

倉庫に預けるときのポイント

ここで、倉庫に預ける時のちょっとしたポイントです。
①必要な文書箱のみ保管している状態
→保管期限が過ぎたら捨てる仕組みをつくりましょう。

②文書箱に何が入っているかわかる状態
→文書箱にはリストを貼りつけて、何の書類が入っているのか、蓋を開けなくてもわかるようにしましょう。

③一つの文書箱には、同じ廃棄年の書類を入れましょう。
→廃棄年がずれてしまうと、いつまでも捨てることができません。同じ廃棄年の書類を入れて、時が来たら文書箱ごと捨てられるようにしましょう。

さいごに

倉庫に預ける書類、奥が深いことが伝わったでしょうか…?
文書箱に書類を詰める時から、もう勝負は始まっているのです。
なかなか手を付けにくいことかもしれませんが、まずは、今発生している書類から始めてみましょう!

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この記事を書いたひと

むーちゃん

入社4年目。 約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新予定! 趣味はディズニーリゾートに遊びにいくこと。