かおりん

総務必見!文書管理の基本の「キ」

こんにちは、オフィスハックのかおりんです。

どの会社にも保管しなければいけない文書は存在していて、きちんとした文書管理をすることは、業務の効率を上げるうえでとても大切です。

取引先との契約内容の確認をする多くの場合、交わした契約書を見ますよね。そんなとき、決まった管理法がなかったら??当てもなく文書を探すのは、途方に暮れる作業です。こっちのファイルをバサバサ、あっちのファイルをバサバサ、、

なんて勿体ない時間!

でも、決まった場所に保管をしていれば、探す手間がなくなる、プラス、文書の紛失や情報漏えいの防止にもなるのです!

基本①発生~廃棄までの流れをつくる

まずは発生~廃棄までの流れをつくりましょう。

ナレムコ(NAREMCO:National Records Management Council)が行った調査統計によれば、事務員が見る文書の99%が作成・収集されてから1年以内のものです。

ということは、よく見る書類は1年以内のもので、1年をこえた書類は、100回に1回しか見ないという計算になります。

文書を作成したとき、または収集したときこそ、廃棄のタイミングを決める時。保管年限が決まっている文書はルール通りに。決まっていない書類のほとんどは、1年経ったら捨ててしまっても大丈夫、ということです。

これを頭に入れて、廃棄のタイミングやルールを決めてみてはいかがでしょうか。

基本②どの書類がどこにあるかを明確に

また、あらかじめ管理のフォーマットを統一しておくと、文書の探しやすさは各段にアップします。フォーマットを統一することで、どの書類がどこにあるかが分かりやすくなるのです。

あっちをバサバサ、こっちをバサバサ、、無駄な時間ですよね。

ファイルを統一したり、ラベルを統一したり、部署やチームごとに文書保管の棚を決めたり、統一の仕方は各企業によりますが、わたし個人的には、使う道具を統一することが一番簡単にできることかな、と思います。

当社の行なっているファイリング法はコチラ

基本③そのまま捨てられる仕組みをつくろう

例えば倉庫で文書を保管している場合、預けっぱなしになっていること、ないですか?
社内での保管でも場所に見えないコストはかかっていますし、外部に預けているということであれば、それこそ費用が発生しているのは明確です。

倉庫に保管するとき、一つの文書箱には同じ保管年限の書類を入れましょう。廃棄年がずれてしまうと、いつまでも捨てることができません。同じ廃棄年の書類を入れて、時が来たら文書箱ごと捨てられるように、というのがポイントです。

また、現在は保管年限が過ぎたらそのまま箱を廃棄してくれるサービスもあります。こういったサービスを活用するのも良いと思います。

まとめ

いかがでしたか?

日々、わたしたちが目にしている文書にはそれぞれ適したファイリング方法や保管期限がありますが、めんどくさい、そんな時間ないよ、というのが正直なところ。でも、煩雑な管理のせいで、探すために時間を費やし業務効率の悪化に繋がるケースは少なくありません。

ここで紹介したのは当社が行っている文書管理の基本ですが、やり方のひとつとして、皆さんの参考になれば幸いです。

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~おわり~

この記事を書いたひと

かおりん

入社4年目。 オフィスハック副編集長。 いとちゃんの右腕として、オフィスハックを盛り上げている。 出身は静岡の南伊豆。 伊豆は、南に行くほど美しい。