おすすめ!人事書類の保管方法!

みなさんこんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。
まだまだ寒いですが、あと2か月後には4月を迎え、新入社員が入社する会社さんも多いのではないでしょうか。入社があると必ず必要になるのが、入社手続きですよね。入社手続きもIT化が進んでいますが、手続き書類を紙で管理されている会社さんも多いのではないでしょうか。

この間お客様から、こんな声がありました。
「入社退職が一気にあると、書類の管理が煩雑になるんです。進捗を管理するのも大変だし、書き方を調べるのも大変。書き方は過去の申請した書類を見るんですけど、探すのも一苦労です。」

忙しいと書類の整理整頓まで時間を取っていられないが本音ですよね。
今日は弊社で管理している方法をお伝えしていきます!

こんな管理をしていませんか?

社員の書類、種類ごとに厚型ファイルで管理をしていませんか?
穴をあけたり、書類ごとにファイルが分かれていたり…。「綴じるの面倒くさい!!!」って思っている人も多いはず。
ただ、見た目は書類ごとにファイリングされていて、すっきり見えるんです。

でも「ファイリングする=活用する・保管する」ですので、探しやすくファイリングしないと意味がないですよね。「このあたりに●●さんの書類があったな~」なんて思い出しながら探していませんか?誰でもすぐにその人の書類を取り出せる管理方法をご紹介していきます。

管理方法の紹介

弊社の管理の仕方はこんな感じ。

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とってもシンプルです。ファイルに一人一人の名前を付けて、あいうえお順に並べているだけです。

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その人の手続きで発生した書類は、全てこの1ファイルの中に入れています。例えば私の場合、履歴書、雇用契約書、入社手続きで結んだ書類など…全てこのファイルに収まっています。

ポイント①探しやすい

人別に管理することで、探しやすくなります。
「●●さんのあの書類持ってきてー」と言われたら、●●さんのファイルを探せばよいだけです。分厚いファイルから何枚もめくって探すよりも、楽チンですよね。この方法なら、その人のファイルを摘み上げるだけです。この方法なら誰でも探すことができますよ。

メリット②退職者をそのままにしない

退職者の書類管理も簡単になります。
厚型ファイルで管理をしていると、退職者の書類がファイルの下の方に埋もれたままになっていることはありませんか?退職の度にファイルから抜き取るのが面倒…。色んなファイルからその人の書類を探して抜き取らないといけません。単純ながらにとっても面倒くさいこの作業。イライラしますよね。

でも、この方法で管理をすれば、退職者のクリアファイル1つ抜き取れば、一発で完了です。シンプルな管理方法、あなどってはいけません!

必要な道具をそろえよう

この管理方法で必要な道具は3つ!
(アスクルで購入できますよ!)

①ボックスファイル

895779_3L1
商品名:キングジム GボックスPP(A4ヨコ) 収納幅100mm
お申込番号:895779
金額:¥239(税抜)

②山付きクリアホルダー

655182_3L1
商品名:アスクル クリアホルダー 1山インデックス付 1袋(10枚)
お申込番号:655182
金額:¥225(税抜)

③テプラ12mm

330884_3L1
商品名:キングジム テプラ PROテープ 12mm 白ラベル(黒文字)
お申込番号:330884
金額:¥735(税抜)

まとめ

人別で管理するファイリング方法はいかがでしたか?アイディア次第で、書類の管理・活用方法がグッと便利になります。今回の方法は、契約書の管理にも応用できますよ♪(契約書管理の記事はこちら
ぜひ4月に向けて、試してみてください!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!