まさお

整理の基本!!その書類の”出口”はどこ??書類の捨て方考えてみた

こんにちは。先日の社員旅行で絶叫していたまさおです。

宙吊りは卑怯ですよUSJさん。めちゃくちゃ面白かったけど。

 

さて、現実に戻って今回は書類整理の基礎の基礎。

書類の捨て方について記事を書いていきたいと思います。

 

なぜ書類整理の基本は”捨てる”なのか?

整理=いるものといらないものにわけること、と言われています。

物の整理をするとき、大事なのは順番です。

×整頓→整理

○整理→整頓

×整理&整頓

です!1番目と2番目は意識していても、3番目を意識している人は

意外に少ないのではないでしょうか?

 

書類をまとめようとするとき、最終的に分類やカテゴリで

わけることになるかと思います。

 

そうした際に、分類しながら整理していると、意外にカテゴリに充てた

書類が少なくなり、当初決めていたルールから設定がずれてくることがあります。

 

そうした事態を避けるためにも、とにかくまず捨てる!!ことから

徹底してみてください。

効率的な捨て方とは?

弊社でも実践している方法を紹介していきます。

 

まずダンボールを用意します。ダンボールは

①「廃棄」②「確認」③「保管・保存」

にわけます。

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…これうちの社長の整理なので確認が保留になってますね。。

そのあとはただひたすらにこの3つに分類していきます。

分厚いファイルについても中身を確認し、いらない場合は

そのまま廃棄に放り込みます。

 

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ここで大事なのは「捨てていいかジャッジできる人がいること」です。

入社歴が短い人だとその書類がいるのか?いらないのかが判断できません。

この方はうちの社長なのでガンッガン捨てています。

 

※今度参考になるかも知れないので書類の保存年限や

法定年限が決まっている書類について記事を書きます。

 

弊社の場合、180cmくらいいっぱいのキャビネットを分類するのに

午前中いっぱいくらいの時間がかかります。

(2~3人での作業の場合)

 

これが終わるとキャビネットの半分以上の書類が捨てられると思います。

(統計によると作成から1年以上たった書類は90%は見返さないそうです)

分類したそのあとは

ここからが問題です。

このあとの整頓方法については別記事、およびオフィスハックで

今後作成予定のダウンロード資料で公開していく予定です(あくまで予定です!!)

 

廃棄についてはシュレッダーにかけるのもいいですが、

恐ろしく時間がかかりますので(500枚のコピー用紙を廃棄するのに30分かかる)

段ボールを梱包して溶解処理するのがいいと思います。

溶解処理のご依頼はこちらhttps://bun-eidou.co.jp/eco_box/

 

整頓については新しく分類し直すのが理想ですが、そのまま戻すだけでも

十分に整理の効果が実感できると思います!

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まとめ

・整理のあとに整頓をする。一緒にはやらない

・整理は「廃棄」「確認」「保管・保存」にわけ、責任者が同席する

・廃棄はシュレッダーより溶解処理した方が楽

・整理後はそのまま棚に戻すだけでも整理の効果が視覚的に実感できる

 

ぜひ社内で実践してみてください!!

この記事を書いたひと

まさお

ハックチーム唯一の頭脳派。 データ解析ならおまかせあれ。