むーちゃん

アナログなスケジュール管理も役に立つ!?

みなさんこんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。
チームでお仕事をしているみなさん。「誰が何をやる」のスケジュールの共有はどのように行っていますか。
今は様々な方法がありますよね。便利なクラウドサービスやホワイトボードで管理など、様々な方法があると思います。

スケジュールを管理していてもついつい起こりがちなのが、忘れてしまったり、急なお休みが出たり。チームでお仕事を行っていると、こんな経験があるのではないでしょうか。
・人が休んでしまって仕事が止まってしまう
・誰が何をやってくれているかわからない
・いつもは●●さんがやっている仕事だけど、お休みだからわからない
・先方から、「毎月来ている××の件、今月はまだですか?」の問い合わせ

スケジュールの共有方法はいくつかあると思いますが、今日は弊社で行っている方法を1つご紹介いたします。

マグネットポケットでの管理

弊社のコールセンター兼営業事務の部署では、こんな管理をしています。

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マグネットポケットに、1案件1札を差し込んで、その日行う仕事を管理しています。
この部署では、請求書の作成など、毎月行う業務がたくさんあります。実施日のマグネットポケットに札を入れることによって、実施漏れを防いでいるのです。実際にこの管理にしたことで、便利になったことを紹介していきます。

使い方

まずは使い方。とっても簡単です。
①仕事が書かれた札を実施する日付のマグネットポケットに入れる
1か月間のスケジュールを前もって立てておきましょう。月末月初が大変な場合、15日など月中に1か月先のスケジュールを立てるのがよいと思います。
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②当日マグネットに入った札を取り出して、実施者を決める
リーダーが毎日朝礼で札を確認し、こんな仕事があるよーと共有をしましょう。そして誰が実施するかを指名をしましょう。
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スケジュールの見える化

いつ・何をやるのかを全員に見えるようにしたことで、仕事の漏れがなくなりました。
毎月行う仕事でも、ついつい忘れてしまうことも多いですよね。先方から連絡が来て、「しまった!」なんて経験はありませんか?忘れてもいいように、事前にスケジュールを立てておけばOKです。
あとは当日の朝礼で、マグネットポケットに入っている仕事をみんなで共有して、実施をしていきましょう。

漏れをなくす

いつもの実施者が突然休みになった場合、①実施者がいない②実施が漏れるなんてことが発生してしまいます。人に仕事がついていると、その仕事があること自体、周りの人は気がつくことができません。毎月同じ人がやっていることでも、実施内容を共有することが大切です。また、出来る人を増やす(ダブルキャスト化)ことで、業務がスムーズになるかもしれません。チームだからこその助け合いです。

みんなで共有する、管理者を決める

この管理方法で大事なことは、みんなで共有し、実施をすることです。
そのためには、みんなで活用する仕事内容を共有する管理者を決めることが大切です。せっかくこのカレンダーを作っても、活用がされないと意味がありません。必ずリーダーが司会となって、共有する時間を設けましょう。

朝礼がない、出勤時間がバラバラで共有できない、なんて方は、ルールを決めましょう。
例えば、
・管理者を決める
・誰の仕事かわかるように札にしるしをつけて、出勤時にその人がわかるようにする
・出勤時にマグネットポケットをチェックする

みんなが見やすい場所に、このカレンダーを作ることもポイントですね。
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さいごに

いかがでしたでしょうか。仕事・スケジュールが可視化されるのは、自分の行動が変わる良いアイテムです。しかし新しいものを取り入れると、定着するまで時間がかかるかもしれません。チーム全員でどのような仕事環境にしたいかを話し合って、全員でルールを決めて運用していきましょう。

★★マグネットポケット★★
今回ご紹介したマグネットポケット、色々なサイズがあるのはご存知でしたか?
大きさによって様々な使い方ができます。紹介記事はこちらから!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!