むーちゃん

ファイルに●●をつける!?だれでも見つけられるファイリング法

みなさんこんにちは、オフィスハックのむーちゃんです。
みなさんは、社内の書類ってどういう位置づけですか?

書類の位置づけって何?と思った方もいるかもしれません。この機会に少し考えてみましょう。
お仕事をするため、日々書類って発生しますよね。誰かから受け取ったり、自分で作ったり、元から書棚にファイリングされていたり…
仕事にかかわる書類は担当ごとにもっていることが多いかもしれません。でも、営業も業務の社員も一緒にみているファイルもありますよね。一人で抱え込まず、共有で活用するものとして、棚に管理しておけるのがいいと思います。

こんな問題が・・・

普段のお仕事の中で、こんなことを思ったことはありませんか?

「みんなで使っているファイルがもどってきていない!」
社内の書棚を探しに行ったけれど、ファイルがみつからない。

「机の上にファイルや書類が山積み・・・どうにもできない!」
使ったファイルを保管しておく場所が決まっておらず、ファイリングしたまではよかったけど、机に置きっぱなしになっている。
書類をとじているファイル用具が行き場を失い、机の上や、空いているスペースに置いてしまうと、溜まっていってしまいますよね。

ものは1度置いてしまうと、気が許してしまい、「これも置いてもよいいかな?」とおもってどんどん置いていくことで溜まってしまいます。溜まっていくことの原因の1つは、戻す場所が明確でない!ということなのです。

どうやったらできるの???

ではどうやったら書類をきちんと管理することができるのでしょうか。
それは、
・戻す場所がきまっている
・みんながルールを知っている
この2つが大きなポイントです。今日はこの2つをクリアできて、ファイルを共有化するためのアイデアを紹介します。

ファイルの置き場に住所をつける

ポイントは、お家のように住所をつけることです。
家も住所があるので、場所がはっきりしていますよね。ファイルにも、住所をつけてみましょう。

例えばこんな感じです。
↓↓↓

IMG_5934

ここで住所を表しているのは、【P-4-2】←これです。
こんな意味でを表しています。
P=棚の名前
4=下から4段目
2=左のファイルから数えて7番目

弊社では、オフィスにある棚にAから通し番号を付けて名前を付けています。住所でいうと市町村名の部分です。棚に名前を付けることで、管理がしやすくなりますよ。

ファイルの背表紙に、テプラで住所表記をしましょう。

これで間違いなし!ファイルにも棚にも明記

上記のステップで、ファイルに住所をつけました。そのファイルを戻す棚にも同じテプラを貼っておくと、戻す位置がすぐにわかります!!

IMG_5935

たとえば帰りがけのオフィスで、戻されずに置きっぱなしのファイルがあったら戻してあげましょう。(すごく良い人になれます!)
今日入社したスタッフにも、棚のルールを2分で教えて、書類を戻すことを手伝ってもらいましょう。

あとは、オフィスで過ごすみんなが、気持ちよい仕事場にしたい!きれいなオフィスにしよう!の思いで、ルールを守っていくことです。

さいごに

ファイルを誰でも戻せるファイリングの取り組み方はわかりましたか?
今回お使いした内容は以下の動画にもまとめています。よかったら参考にしてね!
URL:https://youtu.be/6B1i-r0vjs4
片付けることを、もっとシンプルに。1分動画で配信中

ルールはいつも、だれにでも、わかる、シンプルな内容を目指してつくっていきたいものですね!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!