アナログ業務とおさらば!kintoneを使ったらめちゃめちゃ業務が楽になった話

みなさんこんにちは。今日は山崎文栄堂で最近流行りつつある、

「kintone」について紹介します。

初めて聞く方も、すでに知っている方も弊社の事例をもとに

お話ししたいと思いますので、よければ見ていってください。

そもそもkintoneってなんぞ???

という方のために、ざっくりと概要を説明させていただきます。

 

kintoneとはグループウェアで有名な「サイボウズ」社が提供している、

一言でいうと「シロートでも簡単にWEBアプリケーションがお安く作れちゃうツール」です。

 

UIは非常にわかりやすく、エクセルやパワポしか使ったことが無い私でも

すいすい使えました。

どんなことに使えるの??

日報からCRM(顧客データ管理)、営業案件管理から経理の資産管理まで…

結構なんでもできます。

 

また、キントーンはデベロッパーと呼ばれる、キントーンのアプリを

オーダーメイドで作ってくれたり、自社のオリジナルサービスを

キントーン環境で提供する会社さんがあったり、API連携で

いろんな既存ソフトウェアのデータを出し入れできるのでかなりひろーく使えますね。

 

弊社も自社開発のソフトウェアとキントーンの連携を行っており、

便利に使っています。

 

事例 ~山崎文栄堂の場合~

弊社での活用事例として「社内業務依頼アプリ」をご紹介します!

 

弊社ではむかーしむかし、営業担当がお客様から頂いた

業務内容を、エクセルで元データを作成した紙ベースで記入し、

案件ごとにマグネットポケットで管理するという、どアナログなことを

やっていました。

 

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山崎文栄堂では、お客様からのご登録や、移転や異動による

情報のご変更依頼をほぼ毎日頂いております。

その案件ごとに1枚ずつ印刷&クリアファイルに入れていくので、

マグネットポケットがパンパンに。

マグポケを2つにするという改善を業務の責任者が行ってくれたのですが、

根本的な解決にはなりません。

 

そこで!キントーンの出番です。

下の画像のように、左側にあるフォーム一覧から、

右側のアプリ構成の画面に入れていきます。

キントーン作成①

ドラッグ&ドロップで簡単に設定ができ、

入れ替えも同様に行います。

順番が違ったかなー?と思ったらすぐに変更できるところが

いいところですね。

外注しているシステムだと、自社で開発しなくても良いので楽ですが、

こうしたちょっとした変更も費用がかかってくる点が困っていました。

 

フォームも、カーソルを合わせて設定から

フォーム名や項目名を変更したり、項目の数を追加することができます。

kintoneフォーム

フィールドコード名を設定することで、「計算」フォームを使ったときに

フィールドコード名で計算式を設定することができます。

今回は計算を使いませんが、売上管理や見込み管理をするときは便利です。

 

その他「日付」項目を使って業務の締切日を設定するようにして、

「チェックボックス」で完了項目を作成し、

締切日がきているのに完了にチェックが入っていなければ

業務実施者と業務依頼者に通知メールを送る、といったこともできます!

 

そんなこんなでフォームのできあがりです!

kintone完成

 

完成すると、キントーンのアプリ一覧にさきほど作成した

アプリが表示されます。

あとは「レコードを追加」ボタンでどんどん使っていけますね。

 

山崎文栄堂では業務依頼をアプリ化したことで、

依頼書の紛失や締切までに実施されていないといったことが

なくなり、繰り返し業務はレコードをリピートして

使えるようになり業務の削減につながりました。

 

また、レコードごとにコメント欄でやりとりができるので、

業務を実施する情報が足りないときは営業担当に個別に聞けるのも

良いですね。

 

1アカウント1,000円程度から始められるので、

紙ベースで実施している業務が多い会社さんはぜひ

チャレンジしてみてください!

この記事を書いたひと

まさお

ハックチーム唯一の頭脳派。 データ解析ならおまかせあれ。