むーちゃん

オフィスのITツール5選 どんなツール使っているの?

みなさん、こんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。最近、アレルギー検査でヒノキの診断が出ました。花粉症です、ツラいです。

今日はITツールのお話です。みなさんのオフィスではどんなITツールを使われていますか?私の会社では、時短のための道具としてITツールを活用しています。

今日は山崎文栄堂における「活用ITツール5選」として、日々大活躍しているツールをご紹介します。(今後それぞれのツール詳細記事をアップ予定です!)

ITツールの導入の目的は「情報」の
・スピード
・共有
・蓄積
がポイントです。
この目的から導入したツールを5つ、ご紹介していきます。

チャットワーク

チャットワークは、情報共有のためのツールです。
プロジェクト単位でグループ(部屋)を作ることができ、時系列で、コメントを書き込めます。利用している方も多いのではないでしょうか。LINEみたいなイメージです。

取引先でチャットワークを利用している場合、プロジェクト単位でのグループをつくることができるので、取引先とグループ内での情報共有がスピードでできます。LINEはちょっと…、メールじゃ時系列を追いにくい…そんなときはチャットワークで解決です。

TeachemeBiz(ティーチミービズ)

マニュアル作成・閲覧するアプリです。
このアプリ、人に伝えることをいかに簡単にするかを考えて作られたものなのです。1手順ごとに画像とコメントを入力しながらマニュアルを作っていきます。スマホで画像撮影&コメント入力できるので、片手でマニュアルができてしまう!

画像があるので、見るだけでわかるレベルのマニュアルが完成します。wordもexcelもpowerpointもメモ帳も使わない。だれが作ってもわかりやすいマニュアルができあがりますよ!

マニュアル見てるときに、この文章なに…?や、何書いてるんだかわかんないんですけど…もなくなるはず!

CAMCARD(キャムカード)

クラウドで名刺を管理するサービスです。
頂いた名刺をスマホのカメラで撮影すると、その情報がデータベースになります。社内の営業マンの名刺交換先を一元管理できます。名刺入れパンパン!なーんてことがなくなりました。
今は様々な名刺管理ツールがありますが、今後の詳細記事で、なぜ弊社がCAMCARDを選んだのかもお伝えしたいと思います。

kintone(キントーン)

サイボウズ社が運営しているkintone。今まではエクセルでデータベースを作っていたのですが、エクセルが固まる、壊れることで困っていました。
kintoneでは、データベースしていきたい項目を選んで設定、あとは項目を入力していくだけ。ワンクリックで集計用の棒グラフや円グラフにまとめることもできます。
当社では、
・営業日報で活動量を定数管理
・データベースをボタン1つで報告書1枚にまとめる
こんな活用をしています。

活用事例を紹介した記事はこちら
アナログ業務とおさらば!kintoneを使ったらめちゃめちゃ業務が楽になった話

キングオブタイム

タイムカードに変わる勤怠管理システム。
普段利用するICカードを勤怠打刻カードとして利用でき、休暇申請、有給管理もできます。紙で勤怠管理をされている方、必見!集計、漏れ抜けの管理の手間が省けます。弊社もエクセル管理に限界を感じて、このキングオブタイムを導入しました。

さいごに

みなさんの会社では、どんなITツールを活用しているでしょうか。今後、各ツールをどのように活用しているか、紹介記事をアップする予定です。
そして今、山崎文栄堂で熱く改革が進んでいるのが、経理のお仕事改革!
今経理のお仕事を半分にしよう!プロジェクトが進んでいます。ここでもITツール、大活躍の予感。まとまりましたら、またお伝えますね!
ということで、今回は山崎文栄堂で活用しているITツール5つのご紹介でした!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!