むーちゃん

アナログな勤怠管理を止めた話

みなさんこんにちは。
今日は勤怠管理を話をします。

私が経理総務だった時代、面倒くさかった仕事ランキングTOP5には入る仕事…それが勤怠管理でした。やったことがある人ならわかってくれるはず。勤怠管理って何かと大事じゃないですか。給与にも影響あり、在籍確認としても重要。だからこそ手を抜くこともできないし、すごく細かいし、中々そろわないし…(私は心の中で、あなたの勤務時間なんて知りませんよ…自分で管理してください。って思っていました)

ずっとエクセル管理をしていたのですが、ついに私が限界を迎えたのです。
・全員の勤怠情報がそろうのに時間がかかる
・そろった後の集計が大変
・もはや合っているのかもわからなくなってくる

限界を迎えた私を見兼ねて、会社はキングオブタイムという勤怠管理のツールを導入してくれたのです。キングオブタイムって何?や、導入してよかったこと、大変だったこと、そして総合評価を書いてみたので、これから改善を考えている方はぜひ参考にしてください!

キングオブタイムって何?

一言にすると、勤怠管理をクラウドで管理できるITツールです。
一人ひとりIDが付与されて、あとは出退勤時に打刻をするだけ。タブレットから出退勤の打刻も出来るし、ICカードを登録すれば、カードをかざして打刻をすることもできます。ちなみに弊社はICカードで打刻しています。
もちろん管理者専用画面があるので、最新の出退勤の情報をタイムリーに見ることができます。

休暇申請、スケジュール変更申請、打刻漏れの申請も各IDからできるので、勤怠に関することはキングオブタイムひとつで完結させることが出来ます!

導入してよかったこと

導入して一番よかったことは、従業員一人ひとりの勤怠表のチェックが楽になったことです。
打刻漏れがあればアラートで教えてくれるし、日数や時間、有給休暇残日数までも自動で計算してくれるんです。私、ちょー便利じゃんって思いました。エクセル管理していたのがバカバカしくなりましたよ。

導入するにあたり、もちろんルールを決めました。
・毎月○日までに申請すること
→それ以降は残業も休暇も受け付けません。

このルールを作ったことが、楽になったポイントのひとつでした。
今まではこの人残業申請しているかな…?とか気かけて、全員分をチェックしていたのですが、それも止めにしました。だって自分の勤怠は自分で責任をもつのは当たり前。勤怠を締める期限をきちんと設けることで、私がチェックしなければならないことが減ってだいぶ楽になったのです。

あとは、なんといっても有給休暇の管理。
これもエクセルで行っていました。雇用形態によって付与日数が異なるし、正しく更新されているのかも怪しいし、毎年付与日が近づくにつれて憂鬱になっていました。笑
キングオブタイムでは、これも自動付与・自動計算をしてくれるので感激しました!私が頭を使って苦しみながら計算をしなくて良くなったのです…!

大変だったこと

良くなったことを紹介しましたが、もちろん導入にあたって大変なこともありました。
何が一番大変だったかというと、導入時の設定です。

会社によって就業規則などのルールが細かく違うと思いますが、キングオブタイムはそんなルールに柔軟に対応が出来るように、設定も細かく出来るようになっているのです。その設定を自社のルールに合わせて設定することがすっごい大変でした!

就業規則などの規定を何回も確認したし、担当社労士にも電話したし、社長にも確認したし、、、まぁ大変でした。そのおかげでルールを知れた、とプラスに言い換えておきますね。

導入時はキングオブタイムを作っている会社さんが電話でサポートしてくれます。同じ画面を見ながら設定を進めてくれるので、その点はわかりやすかったです。(ここを乗り越えれば、もうこっちのものでした)

まとめ

さいごに書いてきたことをまとめると
よかったこと
・勤怠管理がタイムリーにチェックできる
・勤怠のチェックが簡単にできるようになった
・有給休暇の管理が楽チンになった

大変だったこと
・導入時の細かい設定

評価
・導入面:★
・使用面:★★★
・費用面:★★

ちなみに費用面ですが、その月で使用があったIDのみ費用が発生するしくみです。なので、休職中の人の分は、登録があっても使用しなければ費用がかかりません。この点はいいなと思います。

いかがでしたでしょうか。今回は勤怠管理ツールのご紹介でした。これからクラウドサービスの検討を考えている皆さん、参考になれば幸いです。色々なクラウドサービスがあると思いますが、アナログ管理よりも絶対に楽になりますよ!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!