こんなクラウドマニュアルなら作りやすい!〜作成編〜

みなさんこんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。今日はお仕事を円滑に進めるためのマニュアルのお話です。
お仕事をする中で、「これ誰かに頼みたいけど、やり方教えている時間ない〜」とか、「また同じこと質問されたよ、マニュアルあるんですけど!」なんて経験、ありませんか?

今日は、弊社で2年前に取り入れたTeachmeBizという、マニュアルのクラウドサービスをご紹介します。
マニュアルがクラウドになるとどうなるの?
クラウドマニュアルの作り方って簡単なの?
使ってみないとわからなかったことを伝えていきます。

アナログマニュアルの課題

新しい仕事をするとき、仕事の引継ぎをするとき、マニュアルを使って仕事を進めることってありますよね。マニュアルって聞くとどんなものをイメージしますか?
・作成者の知恵が詰まっていてすごくありがたいもの
・わかりづらくて見ていないもの
会社によって様々なマニュアルが存在すると思います。作成者によって、すごく便利なマニュアルもあるし、せっかく作ってあっても、何を示しているんだかわからないマニュアルもあります。

マニュアルの問題点は、大きく3つではないでしょうか。
・作る人によって完成度が違う
・作るのに時間がかかる
・最新バージョンの保存先がわからない

TeachmeBizを使って、この3つがどのように解消されていくのか、これからお伝えしていきます。

TeachmeBizのご紹介

まずはツールのご紹介です。TeachmeBiz(ティーチミービズ)という、クラウド型のマニュアルサービスです。
一人ひとつID・PWを持ち、マニュアルの作成・閲覧が行えます。作成したマニュアルは、会社のメンバー間で共有することが出来ます。そのため、他事業部の人が作ったマニュアルも、クラウド上で共有することが出来ます。事業部や仕事内容によってフォルダ分けをすることも出来ますので、データの整頓もバッチリです。
作成・閲覧ともに、パソコンからでもスマホからでも可能です。とてもお手軽に使えるのです。

TeachmeBizが便利なところ

さて最初にあげたマニュアルの3つの問題点ですが、ほとんどは作成時に発生している問題と言えます。
例えばこんなこと…
・エクセル、パワーポイント、ワード、メモ帳など、フォーマットが決まっていない
・写真添付がなく、文字だけで分かりづらい
・見え方を気にして時間がかかる

マニュアルを作るとなると、時間と労力がかかりますよね。わかりやすく作るのも、その人のセンスが表れます。それではTeachmeBizではどう解決されるか見ていきましょう。

フォーマット

作成するフォートは1種類。全てのマニュアル作成において、以下の3つが必要になります。
・表紙(タイトルと写真)
・手順ごとの写真
・手順のコメント
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マニュアルを作るときは、手順ごとに写真を撮って、コメントを入力すればOK。文字にすれば説明文が長くなってしまうところを、写真があることによって、簡単な文章で説明をすればよいだけになります。視覚情報によって、わかりやすさもグンとアップします。

今までエクセルで作っていた方、格子を気にする必要もなければ、フォントを気にする必要もなくなります。写真もPCに取り込む必要がありません。タグレットから写真をアップロード出来ますし、PC画面のスクリーンショットで作成することも出来ます!写真をその場で撮りながら、サクサク作れちゃいます!

保存は一元管理

社内サーバーなどに保存していたマニュアルも、TeachmeBizのアプリ上で、一元管理が出来るようになります。
今まで、更新する度にエクセルが増えていって、どれが最新かわからない…なんてことはありませんでしたか?そんなこともなくなります。一度アップされたマニュアルは検索をすることが出来るので、まだマニュアルがなければ新規作成をすればいいし、すでにあるなら編集をして更新をすれば良いのです。

クラウドならではのポイント

①動画もアップできる
→写真だけでは伝わりづらい場合、動画もアップできます。

②リンク先URLを貼ることが出来ます
→外部のURL、他マニュアルのリンク先URLを貼ることも可能。

③検索が楽チン
→マニュアルにタグをつけることによって、検索性をアップできます。

まとめ

今回はTeachmeBizの作成編でした。いかがでしたでしょうか。エクセルなどで作るよりも、絶対に簡単だし分かりやすい!オススメです。
次の記事では応用編をアップします。実際にどんなマニュアルを作っているのか、こんなマニュアルを作って役に立ったなど、2年間使ってみてどう活用しているのか、をご紹介予定です。

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!