オフィスの書類は1年に1度の大掃除でスッキリ!!

オフィスの中に置いている書類って、
どのように、循環させていますか?

書類整理おいて、入り口と出口をはっきりさせておくのは
重要なポイントです。

入り口はどんどんと書類がはいってくる。
出口はルールが決まっていないので、どんどんオフィスに
書類が溜まっていらっしゃる方、いませんか?

今日は、書類の1年に1度のお掃除について
山崎文栄堂の事例を踏まえてお伝えします。

1年に1度の書類の大掃除はいつ実施しているの?

書類の大掃除の時期は、
決算が終わったタイミングで実施をおすすめします。

山崎文栄堂の場合、『期』ごとに書類を管理しています。

山崎文栄堂の決算月は8月、9月から10月にかけて、決算が締まり
10月から11月にかけて書類の大掃除をします。

ちょうど、今年は決算がおわった10月13日の土曜日に
午前中の時間をつかって、社員で行いました。

特に書類を理解している
入社3年目以上のメンバーを中心に実施しました。

入社1・2年目のメンバーは書類の判別がつきにくいので、
代わりに配線の整理整頓を実施してもらいました。
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書類の大掃除、置き換え・移し替えとは??

山崎文栄堂では、書類の大掃除は『置き換え移し替え』と呼んでいます。

『置き換え』と『移し替え』にはそれぞれ意味があります。

山崎文栄堂の場合、事務所内に保存する書類は基本的に、当期と前期分。
それ以前は、契約している倉庫に保管しています。

『置き換え』は、保存期限のある書類を契約している倉庫に保管のため
箱詰めすること。

『移し替え』は、当期分として扱っていた書類が1年経過し、
前期分の位置づけになるので、倉庫に預けるまでの1年間の保管場所へ移します。

倉庫までの1年を保管する書類は、そこまで取り出して頻繁にチェックすることは
なくなるので、棚の下段の方へ移動させて、必要な時だけ取り出し、
あとは保管するだけの状態に保管場所を移すことを意味します。

置き換え・移し替えの進め方

進め方は、各部署ごとに事業部長とメンバーに入ってもらい、
事業部の取り扱っている書類棚を担当してもらい整理整頓していきます。

事業部で取り扱っている棚から書類をすべて取り出します。

写真③

1つずつファイルやボックスファイルの中を見ていき、
『要』『不要』『倉庫』へ仕訳けていきます。

写真④ (3)

法廷年限が決まっている書類は、保管年度で移していきます。

営業の提案時の資料など眠っていることが多いので、
終了している案件の関連資料は廃棄していきます。

写真⑤

顔が思い出せない名刺などは、一旦手放していきます。

写真⑥

『要』『不要』『倉庫』へ仕訳けが終わったら、『要』に決めた書類は
どこに置くのがベストか、保管場所を決めていきます。

『倉庫』へ預ける書類はダンボールへ詰めて、帳票を貼って、
入庫の手配をします。

写真⑫

ダンボールに詰めて空になったファイルは
使いまわしで、今期分の書類を綴じるのに再利用していきます。

写真⑩

そして、この先綴じることがわかっている書類については
あらかじめ空のファイルを書棚にセットして、時期が来たら書類を
綴じていくようにしています。

写真⑪

置き換え・移し替えのポイント3つ

ポイントは3つ
①書類の要・不要が判断できる人が同席して進める
②捨てる基準をメンバーと確認してから進める
③基本は棚から書類を全部出して、入れ替える

2018年の置き換え・移し替えで移動させた書類量は?

山崎文栄堂の2018年の置き換え・移し替えで移動させた書類量は

捨てる・・・ダンボール4箱分

倉庫保管行き・・・ダンボール5箱分

写真⑧

まとめ

山崎文栄堂の場合は、契約書等いつも手元に置いておく必要のある書類以外は、
当期・前期分は事務所内、前期より前の保管書類は倉庫へと
ルールを決めて、1年に1回書類の大掃除でスッキリさせています。

意外と手元になくてもよい書類が貴重な事務所内のスペースを占領していたり、
終わったプロジェクトの書類がそのままになっていたりとするので、
1年に1回の書類の大掃除、おススメです!

この記事を書いたひと

せーけ

オフィスハックの編集長。 『みなさんのオフィスライフをもっと楽しく!もっとハッピーに!!』を モットーに文房具屋がお伝えするお役立ち情報を発信しています。