フリーアドレスの効果と実践方法

どーも みやっちです。

少しずつ肌寒くなってきて
コートやマフラーが必要な季節になりましたね。
みなさんいかがお過ごしでしょうか。

今回は山崎文栄堂の個人デスク事情(フリーアドレス)について話します。
「オフィスを変えたい、改善活動をやってみたい」と
考えていらっしゃるお客様から
弊社のオフィスに見学にお越しいただくことがあります。

■フリーアドレスとは?

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従業員が固定席をもたず、目的に合わせて
自由なスペースでお仕事する制度のことです。

最近はクラウド化によりテレワーク、在宅ワーク、コワーキングなどが
普及していることもあり、社内のフリーアドレスで
お仕事ができる環境が注目を浴びています。

■フリーアドレスの効果

弊社でフリーアドレスをやってみての感じた効果を紹介します!

・クリアデスクで書類と物の整理ができた
固定席があると個人の机周りや引き出しに書類や私物をつい置いたままになりますが、
フリーアドレスだとみんなでスペースを共有する認識で仕事をするので、
“本当に必要な物”しか置かないようになりました。

私の場合は机に置くのはノートPC仕掛り書類飲み物だけです。
文房具はジェットストリームの多機能4色ボールペン
いつもスーツの胸ポケットにかけています。
基本的にそれ以外の物は必要な時以外は机には用意しないようになりました。


・使った物を元に戻す習慣(教育)ができた
フリーアドレス化の取り組みにあたって
書類や文房具も共有で使うことが多くなり、
よりチームで仕事をしている自覚が芽生えるので、
共有物を使ったら定位置管理されているところに戻す習慣が身に付きます。
これが従業員の整理整頓の基礎を
身に着けることにもつながっているような気がします!


・レイアウト変更が超かんたんだった
なんといっても物(特に私物)がないので、
レイアウト変更も2時間ちょっとでできてしまいます!
時間がかかるのは主に配線のつなぎ替えくらいで
ほんとサクサクッとできちゃいます。


・普段あまり話さない人とコミュニケーションがとれた

毎日隣の人が変わって、他の事業部やチームの人と話す機会が増えました。
多方面から色んな情報が入ってきて面白いですし、
普段からコミュニケーションをとっていく中で
事業部の垣根を超えてのお仕事が増えてきて
より良い仕事ができるようになりました。


・スケジュール管理ができるようになった
固定席のオフィスだと、その人の固定席を見ればその人がいるかいないかわかりますが、
フリーアドレスだとどこにいるかわからない時があります。
お互いコミュニケーションをとりながら
スケジュールを共有、調整をしてミーティングを行うようになりました。

私も共有スケジュールをちゃんと入れるようになって
計画的に仕事ができるようになったように思います!


・気分によって仕事の場所が変えられる(生産性向上)
フリーアドレスだとこんな感じで社内のいろんな場所でお仕事ができます!
16683382-CDC7-4C05-81FC-700C63C56E0C昇降式デスクで立って素早くお仕事したり、
集中スペースでまとまった時間をとってお仕事をしたり、
社内にあるテントの中でクリエイティブなお仕事をしたり

仕事の内容に合わせて場所を変えられるのはストレスフリーで
効率良く、楽しくお仕事ができます!

■フリーアドレスでお仕事するとこんな感じ!
(フリーアドレス化のやり方)

①出社
IMG_6651山小屋風オフィスです!

②上着はハンガーラックへ
IMG_3083ハンガーラックを用意しているので、名前のタグを留めてかけます。
フリーアドレスだと個人の椅子がないため
椅子に上着をかけないように仕組化しています。

③かばん、リュックはかばん置きへ
IMG_3084 かばん置き場に従業員みなさんのかばんを置いて、
フリーアドレスで使う机周りに物を置かない仕組みにしています。

④ロッカーからノートPCと私物を取り出すIMG_6796間口の小さいロッカーなので、省スペースでたくさんの人が使えます。
ノートPCや名刺など私物をちょっと入られるだけのスペースなので、
良い意味で私物がたくさんロッカーに詰められないので無駄な私物が溜まりません!
弊社では3か月に1回ロッカーの場所を入れ替えるので
整理整頓をする機会になっています!

※会社のロッカーについての記事はこちら
会社のロッカーはどんなものが良いの?一例をご紹介!

⑤個人の書類は仕掛りボックス
10778151456_IMG_3105個人の仕掛り書類はこの青の仕掛りボックスを使用します。
個人書類は1案件1クリアフォルダーで管理して立てると、
山積みにならないし、具体的にどのくらい仕掛かっているのか明確になります。

※仕掛りボックスの使い方はこちら
日々の仕事を効率化しよう!「仕掛ボックス」のご紹介

⑥共有書類はボックスファイル
IMG_3088お客様案件、イベントマニュアル、納品書、契約書などの共有書類は
ボックスファイルで共有管理しています。
またクラウドで保管するデータはDropBoxを使っています。

※ボックスファイルの使い方はこちら
探す時間を80%カット!契約書の『綴じない』保管方法とは?

⑦文房具、備品は定位置管理で共有
10738130816_IMG_3107 (1)文房具や備品は定位置管理をして共有で使います。
机の上には基本的には物の置き場がない状態にしています。

※定位置管理の方法はこちら
使いたい文房具がすぐに使える!社内備品の管理方法

⑧フリーアドレスの環境完成♪
10738151328_IMG_3108このすっきり感!いいですよねー。
頭の中もクリアになり、今ある仕事に集中できますね!

■最後に

いかがでしたでしょうか?

フリーアドレス化を目指されている方は
整理整頓と共有ツールの活用を行って
私物化をやめるところから始めてみませんか?

山崎文栄堂ではオフイス見学も行っていますので
ぜひお気軽にご連絡ください。
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株式会社山崎文栄堂 宮地宏彰
TEL:03-5464-7110
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この記事を書いたひと

みやっち

ハックチームのイクメンワーカー。 トレンド大好き。 話す内容は薄いが、唇と人情は厚い。 男性の育児やオフィスの新しい働き方を発信していきます。