かおりん

総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①

みなさんこんにちは!
毎月祝日が2日は欲しいかおりんです。

突然ですが来たる23日(水・祝)は勤労感謝の日
お仕事されている皆様、毎日お疲れさまです!

もうすぐ勤労感謝の日ということで、
本日は、会社を支える総務の方必見!
共有備品の在庫管理のアイディアその①をお伝えします。

ただでさえやることの多い総務のお仕事、
社員用の共有備品を管理するのって、案外面倒ですよね。

社員からの「○○ってどこにある?」

「○○さん、このポストイットの黄色どこかにないの?」
「○○さん、クリップの在庫が切れてますよ~」

こんな社員の声にいちいち手を止めて、
「やれやれ、、、」と思いながら対応している方は少なくないと思います。

でもそれが、ちょっとの工夫で楽になったら、、、?
自分の時間が増え、業務効率もアップしますよね。

それではさっそくいってみましょう!

備品の見える化

弊社、山崎文栄堂では共有備品はすべて
このひとつの棚に集約されています。

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名付けて「山崎文具店」です!

どん!

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名前はどうでも良いのですが、大切なのはそのしくみ
この棚は、全ての引き出しが透明になっており、中身がわかります。
また、引き出しの側面には、備品の写真も貼ってあるので
何がどこに入っているかは一目瞭然。

みなさんもよく使うであろうポストイットや
サインペン、のりも、ホチキスの針も、クリップも、すべてここに収納されています。

ちなみに入っている順は、社員がよく使うモノ順になっています。

発注のタイミングで迷わない

では引き出しの中を見てみましょう。

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引き出しをあけると、備品の在庫と
このような「補充依頼カード」が入っているのがわかります。

「補充依頼カード」には、最低在庫と発注数、
発注先や商品番号も記載されています。
これを見れば、備品のステイタスが全てわかるようになっているんですね。

そして、備品を使ったひとが最低在庫になっていることに気が付いたら、、、

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このポケットにイーーーーン!

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社員がやるのは、たったこれだけです。

これを、決まった曜日に担当の人が見て、
決まった発注数を、決まった発注先に発注するわけです。

ちなみに弊社では、月・木曜日が備品発注の日、と決まっています。

みんながストレスフリーに

「在庫が気づくとないんだよね」
「無くなったら一言かけてくれれば良いのに!」
「めんどくさい人なんか、メールで言ってくるんですよ」

どれも、お客様とお話している中でよく聞く声です。

でもこのしくみが回れば、余計な時間も取られず、
在庫がなくなることもなく、増えすぎることもなく、
在庫を探し回るなんてこともなくなるはず。

弊社のオフィスはワンフロア、50名ほどの規模なので
この備品棚1台で充分ですが、大きなオフィス、小さなオフィスに合わせたご提案も、
もちろんお任せください。

最後に

いかかでしたか。
中身が見える透明な引き出しも、補充依頼カードも、小さなアイディアから生まれたものです。
みなさんも、ちょっとの工夫で共有備品の在庫管理を楽にしませんか?

総務担当者を楽にするアイディアその②もお楽しみに♪

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この記事を書いたひと

かおりん

オフィスハック副編集長。 自称いとちゃんの右腕。 出身は静岡の南伊豆。伊豆は、南に行くほど美しい。