会社を支える総務の方必見!共有備品の在庫管理のアイディアその②

みなさんこんにちは、オフィスハックのかおりんです。

本日は、会社を支える総務の方必見!
共有備品の在庫管理のアイディアその②をお伝えします。

「共有備品の在庫管理のアイディアその①」はご覧いただけましたか?

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まだご覧いただけていない方、そこのあなた!
是非読んでみてください。

ただでさえやることの多い総務のお仕事、社員用の共有備品を管理するのって案外面倒ですよね。

社員からの「ないじゃ~~ん!!!!」

「○○さん、在庫ないよ~~」

こんな社員の声にびっくり!焦って備品を発注したこと、ありませんか?

正直こちらとしては(少なくなったときに声かけてよ、、、、)

ですよね。

でもそれが、ちょっとの工夫で楽になったら、、、?
自分の時間が増え、冷や汗をかくこともなくなります。業務効率もアップします。

ここまできたら発注という、目印

弊社の在庫管理は、全て発注のタイミングが見えるようになっています。

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じゃん!

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じゃじゃん!

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弊社は名刺印刷事業を行っているので、紙の管理でこれを使っていますが、
一般的な企業であれば、コピー用紙や、封筒、印刷物など
積み重ねて置いている在庫に展開できるアイディアです。

紙1枚でOK

発注してほしい、声をかけてほしいところに紙を1枚挟んでおく、
たったこれだけのことですが、弊社では結構これが役立っているんです。

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弊社でも
「え、もう封筒これだけ?発注してから納品まで1週間あるよ、、、?!」
という事件が起きていた時期もありますがこの仕組みを取り入れてから、そんなこともなくなりました。

この目印を見た人が「○○さん、ここまで来たので発注お願いします」と声をかけてくれるからです。

それって中小だけでしょ、、、

確かに。

このカードを見て素直に声をかけてくれるのは、弊社のように人数も50名弱で、ワンフロアの会社の強みなのかもしれません。

しかしみなさん、諦めてはいけません。

じゃん!

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発注した日とモノと人がわかるシートぉぉぉぉ~!!!!

全員が発注方法を知っていて、その場にサインのシートがあればきっとしくみができるはずです。

このシートを使うことで
①気付く→②発注する→③履歴を残す
というサイクルができますね。

最初は口うるさく、徹底していきましょう!(めちゃくちゃポイント)

逆にめんどうじゃない?

そう思った社員のあなた!

総務のお仕事は多いのです。協力しましょう。

また、担当を付けてしまうのも手ですね。
ここの在庫管理はあなた!と毎週○曜日に見てね!といった感じで。

まとめ

ということで、今回の在庫管理アイディアをまとめると

・発注のタイミングが誰でもわかるようにしておくこと
・「最低在庫を切っていたら気づく」しくみをつくること

の2点がポイントなのです。

また、どんな企業でもそうだと思いますが、大切なのはひとりひとりの意識、というところもあります。
いくら総務が良いアイディアを出したって、誰もルールを守ってくれないのではお仕事が嫌になってしまいますよね。

よい会社には、必ず「よい総務」がいる、とまで言われるほど総務は大事なお仕事なのです。

在庫管理なんて後でいいよ、、と考える方もいるかもしれませんが、使っているのはみなさんの大事な時間です。

小さなアイディアで、業務効率アップ!
是非、できることから始めてみてください。

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この記事を書いたひと

かおりん

コワーキング型Co-innovationスペース『COHSA SHIBUYA』のコミュニティマネージャー。 お仕事を楽しくするヒントをみんなに広めたい!主に「働き方」に関する記事をお伝えします!