書類を電子化するメリットってあるの?

<目次>
みなさんこんにちは!オフィスハックのむーちゃんです。
今日は最近流行の電子化についてのお話です。
会社の方針として、「ペーパーレスするぞー!」や「経費削減!」と言われたことはありませんか。
「電子化っていうけど、何をすればいいの?」「電子化するの面倒くさいなぁ…」「言う方は簡単だよなぁ…」と思っている方向けに、今日は電子化のメリットをまとめてみました。価値のある電子化を行っていきましょう!
電子化って何?
電子化とは、紙でとっておいた書類をデータにしてとっておくことです。ペーパーレスのために、実施をしている企業さんも多いのではないでしょうか。ただ、そもそも電子化って何のためにするのでしょう。
「ペーパーレスのために電子化しろって言われるけど、結局見るのは紙。スキャンする作業が面倒くさい!」
こんなこと、思ったことはありませんか?
これを思った方は、電子化する書類を間違っているかもしれません!何でもかんでも電子化すればいいってもんじゃないですよね。これから、電子化するメリット、どんな書類を電子化すると良いかをご紹介します。
メリット① スペースが増える
事務所内のスペースが増える、これが1番目に見える成果です。今まで書棚数段分置かれていた書類がなくなったら、とってもスッキリしますよね。デスク周りも同じです。なんとなーく「必要かな?」と思って、ずっと置いたままになっている書類も、なくなったら嬉しくないですか?
メリット② すぐに見つかる
電子化すると、パソコン上で検索をかけることができます。書棚やデスク周りで、「あれ、どこだったけ〜?」と探す時間がなくなります。こういう時、大抵一度探した場所に隠れていますよね。検索なら一発で発見です!
メリット③ 外からでも閲覧可能
電子化したものをクラウド上に保存をすれば、会社にいなくても見ることできるようになります。
すぐに探せてどこでも見られると、ストレスがなくなりますよね。
「あーあの書類見たい」と思った時に、わざわざ社内にいる人に写真で送ってもらったり、仕事を後回しにしなくても良くなりますよ!
どんな書類を電子化するとよい?
何でもかんでも電子化すれば良いというものではありません。こんな書類は電子化すると良いでしょう。
・見る頻度が高い書類
・多数の人がよく見る書類
・外出時にみたい書類
・普段は見返さないが、取っておきたい書類
こんな書類は電子化してはダメです。
・電子化したのに誰も見返さない書類
・絶対見ないのに何となくとっておきたい書類
電子化をするのにも労力と時間がかかります。とっておくと判断する書類は、価値ある書類に限定しましょう。
電子化する時に気を付けたいこと(保管方法)
電子化したらデータとして残ります。データの保管方法も大切です。ただ電子化しただけで、どこに何を保存しているか煩雑になっていませんか。カテゴリーごとに分けて、データも保存することをおすすめします。
タイトルも必ずつけましょう。
最後に
電子化のメリットいかがでしたでしょうか。電子化するのにも手間がかかります。今日からは、何でもかんでも電子化する習慣はやめましょう。活用できる書類を電子化できるといいですね!
- 2022.01.24
- 【テプラ便利機能のまとめ】これを使いこなせたら整理整頓もはかどる!?
あわせて読まれる関連記事
-
- 2019.11.29
- 【最短翌日納品!】アスクルの印刷サービス
-
- 2017.08.17
- 置き場所に困らない!場所を取らないマグネット付きホワイトボードマーカー
-
- 2017.03.31
- メリットばっかり!働くママの為の「在宅ワーク」のお話
-
- 2017.05.19
- 内定企業でアルバイトをするべき5つの理由
-
- 2020.12.16
- リモートワークにおすすめアイテム2選!!
-
- 2019.01.31
- ここまでできるの!?アスクル 無料家具レイアウト!
-
- 2019.12.27
- ホワイトボードマーカー比較してみた!
-
- 2018.07.24
- 新しい働き方到来⁉コワーキングスペースとは?