Pマーク取得への道 第2弾~Pマーク取得・更新までの取り組み編~

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当社がPマーク取得に向けて動き始めたのが2007年。

当時は山崎文栄堂は書類が散乱していて
ぐちゃぐちゃで書類を探すのに何十分、何時間もかけていました。
※ちなみ社長のデスクは書類が積み上がり過ぎて社長の顔が見えなかったようです。

cgrjondI※10年以上前の山崎文栄堂。

当時の山崎文栄堂はというと
従業員みんながコミュニケーションが少なく、自分の仕事をやるのに精一杯で
情報の取り扱いや書類整理への関心があまりありませんでした。

そんな中、お客様数も増えてきて色んなお客様とお取引する中で
社内でも「Pマークを取得しよう!」という声があがり
何もわからない中でPマーク取得を目指しました。

 

■Pマーク取得はそんなにかんたんではなかった…

当初(2007年)Pマーク取得のためにコンサルティングの会社と打合せをして
審査にあたっての準備する項目が何か聞いたところ

(コンサル会社の担当の方)Pマーク審査に必要な書類ですか?
入退出チェック、社内の教育、HPのセキュリティ、PC持ち出しの注意、従業員との契約取り交わし書類、
各事業部の個人情報の特定、リスク分析・対策、委託先調査、社内の個人情報の張り出しの見直し…などですかね。

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知らない用語だらけ。。。
当時の私たちでは審査にあたって全ての項目において何もできていない状態で、
そもそも提出書類をどうやって作ればいいのかすらわからず、
もがいてみましたが、結局何もできずに断念しました。

 

 

■やっと思いでPマーク取得!(2008年)

1年後の2008年。

Pマーク取得にあたってコンサルティング会社さんにご協力いただきながら
営業活動が終わった後の夜の時間をつかい、かなり時間かけて
Pマーク審査用の書類作成を行いました。

初めて審査書類を作るので作り方もわからず
社内の情報セキュリティを知るために各事業部のメンバーに聞き行き
取り扱う個人情報を教えてもらうなど、
時間も労力もかけて作成をしていました。

当時の情報推進チームはPマークを取得することが目的になっていたため、
個人情報やセキュリティのアセスメントを見直すというよりは
審査に通るために必死に書類を作っていくことに専念していました。

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審査当日。

 

 

 

1日かけて審査を受けて
話している用語がよくわからず、理解するのに必死で
夜終わった時には疲労困憊。

審査後の改善指摘は異例の30項目以上(めっちゃ多っ!!)
ほぼすべての項目について指摘がありましたが、
1つ1つ改善を行いなんとか、やっと思いで
審査を通過することができました。

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 ■チームの考え方が変わり、劇的な変化が。

現在取得から10年経ち、今年で5回目のPマーク更新審査が終えました。

これまでは更新審査の直前になって対策として
書類を作ったり、社内の情報や掲示物を調整してなんとか
通過をすることの繰り返しで更新をしてきましたが、

ここ3,4年で山崎文栄堂がビジョン経営を舵をとるようになり、
「幸せな社会を創り拡げる」というビジョンを掲げ、
社長、幹部、社員みんなの考え方が少しずつ変わっていく中で
私たちのビジョンからみて、個人情報についての考え方が変わり、

社内、お客様や社会からみて安心、安全である仕組みを
つくっていこうという方向性に変わってきました。

Pマークの取得が目的ではなく、
お客様に安心を提供し、働き方に貢献できることが目的に変わり、
情報が浸透し守っていくために
教育や勉強会を行って一人ひとりが情報の取り扱いについて
自発的に考えられるようになりました。

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その中で個人情報の取り扱いについても
チェックとか管理ではなく、みんなで学んでいく中で
自ずと情報についての意識や理解が深まり
自然と運用が回るようになってきて

2019年のPマーク更新審査では
審査人の方に山崎文栄堂のビジョンや情報の透明性について考え方にご共感いただき
審査人の方から
「審査に向けての書類提出だけでなく、御社独自でPDCAとアセスメントをしていて
実務レベルできていますね。それが本当に大事ですよね。」

と言っていただいて、指摘事項はほぼなしで審査を通ることができるように変わりました。

 

 

■次回予告 Pマーク取得への道 第3弾
~情報推進チームの取り組み編~

いかがでしたでしょうか?

次回、第3弾では情報推進チームがPマーク取得・更新だけでなく、
社内で情報セキュリティについてどういう教育や取り組みをしているのか紹介できればと思います!

Pマーク取得への道 第3弾~情報推進チームの取り組み編~
お楽しみに!

Pマーク取得に向けて悩まれている方、
情報セキュリティの運用について考えられている方、
社内の教育の取り組みついて知りたい方は
ぜひ当社のオフィス見学会にお越しください!

【書類整理やオフィス見学についてはこちら

:::日程:::
2019年11月20日(水)
2019年12月19日(木)
2020年1月15日(水)
14時(13時45分開場)から17時 定員:5名

:::当日の流れ::::
1.働き方改革の取り組みの歴史的背景と流れ
2.整理整頓実践ワークショップ
3.オフィス見学ツアー

:::こんな方にオススメ::::
・会社から整理整頓の推進委員に選出された
・経理・総務・人事のお仕事をしているなかで、
業務改善に取り組みたいと思っている
・整理整頓を文化にしたいと思っている経営者の方
・5Sは知っているし、会社からも教わるけれど、なかなか実践に落とし込めない
・社内のチームワークを良くしたい
::::::::::::::::

株式会社山崎文栄堂
〒153-0042 東京都目黒区青葉台3丁目17-13 鉄信ビル
TEL 03-5464-7110(代表)
FAX 03-5464-7157
宮地・長谷川
http://www.bun-eidou.co.jp/

この記事を書いたひと

みやっち

ハックチームのイクメンワーカー。 トレンド大好き。 話す内容は薄いが、唇と人情は厚い。 男性の育児やオフィスの新しい働き方を発信していきます。