書類が手元にたまらない流れる仕組み~電子化編~

書類が流れるとは?

毎日お仕事をする中で、書類を受け取ること・渡すことがあると思います。

書類にはこんな考え方があります。
書類が印刷された状態を「発生」、書類の役目を終えるタイミングを「廃棄」、
この発生~廃棄までを「書類の流れ」と呼んでいます。

発生~廃棄までの基本的な流れは、下記のようなイメージです。

aaa

図にあるように、書類には「廃棄」のタイミングがいくつかあります。
このタイミングを知ることで、書類が溜まらない仕組みを作ることができます。

今回は、溜まらない仕組みの電子化(スキャン)活用編でお届けします。

電子化に対するイメージ

「電子化しようよ」「スキャンすればいいんじゃない?」と一度は聞いたことはあるのではないでしょうか。

でも電子化って、すぐにできなくて後回しにしてしまったり
機械を操作するのって慣れないからやりたくない
など思ったりしませんか?

心のどこかで面倒くさいと思うように、
電子化するにも時間がかかります。

電子化を上手く取り入れた書類の流れる仕組みと
どんな書類が電子化におすすめなのかも、合わせてお伝えします。

こんな状況ではありませんか

私たちはオフィス見学会を開催していたり、お客様のオフィスに訪問したりしているのですが、
よく頂くお困りごととして、
「デスクに書類が溜まっていっちゃうんですよね~……」
という半場諦めかけた声。

さらにお話を詳しく聞いてみると、
・これから対応する書類
・とりあえずもらった書類を置きっぱなし
・後で見ようと思っている書類
・対応が終わって、キャビネットに保管する前の書類
などなど…

そこからデスクの整理整頓を始めてみると、ほとんどの書類が
この3つに振り分けられました。
・とりあえずもらった書類を置きっぱなし
・後で見ようと思っている書類
・対応が終わって、キャビネットに保管する前の書類

これらの書類も、ほとんどが捨てるに分類される書類。
先ほどお伝えした、書類の流れる仕組みの中の「廃棄ポイント」を逃しているため
デスクにはどんどん書類が溜まっていってしまうのです。

タイミングを逃さなければ、手元に置いておく書類は少なくなります。

手軽に電子化してみよう(電子化の流れ)

それでも残しておきたい書類は必ずあります。
電子化が活躍するタイミング・仕組みをご紹介します。

電子化するには、専用のスキャン機械や複合機を使いますよね。
私たちは、スキャンスナップix500を使ってスキャンをしています。

スキャンスナップを使っている理由は、
・スキャンのスピードが速い
・パソコンへの転送が楽
だからです。

普段の使い方はこんな感じです。

①パソコンとスキャンスナップをつなぐ
IMG_3667

②スキャン
IMG_3668

③タイトルをつけて保存
IMG_3671

※スキャンスナップは、始めにドライバのインストールをする必要があります。

電子化するのはこんな書類

電子化する書類も厳選しましょう!
いくら簡単にできるからといっても、スキャンする時間、保存する先のデータ容量、探しやすさもポイントになってきます。

こんな書類は電子化すると良いと思います。
・見る頻度が高い書類
・多数の人がよく見る書類
・外出時に見たい書類
・普段は見返さないが、取っておきたい書類

逆に、こんな書類は電子化してはダメです。
・電子化したのに誰も見返さない書類
・絶対見ないのに何となくとっておきたい書類

とっておくと判断する書類は、価値ある書類に限定しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
電子化を上手く活用すれば、デスク周りもスッキリするし、検索スピードも上がります!
身近に電子化できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。

電子化をする前に、まずは不要な書類は捨てて、取っておくと判断したものだけ電子化していきましょう。

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!