なべちゃん

あなたの持っている書類、閲覧期限を過ぎていませんか?

みなさんは書類が「生もの」と一緒だということをご存知ですか?

書類には、賞味期限ならぬ、閲覧期限があります。
オフィスで働く方の中には、閲覧期限を過ぎた書類を手元にたくさん抱えている方がいます。
机の上や、足元にまで置かれている書類・・・
それ、実は、もう古い書類の可能性が高いんです。

書類の閲覧期限とは、どういうことか?
具体的にお伝えしていきましょう。

 

書類は頻繁に発生している

お仕事をしていると、毎日何かしら印刷をして、新しい書類を発生させています。
また、他の社員から渡される書類、またパートナー企業からの提案書など、
自分に集まってくる書類も手元に発生しています。

例えば、毎日何かしらの書類が発生しているとすれば、、
1日5枚だとしても、1か月を20営業日とすると
1か月に、100枚新しい書類が手元に発生していることになります。

不要な書類はどんどん処分していると思いますが
また見返すと思った書類は、そのまま保管しませんか?

でもその書類、1年後も、見返していますか?

1年前、自分が何を手元に残していたか、覚えていますか?

 

利用頻度の統計結果

書類の利用頻度については、統計が出ています。
それがナレムコの法則

米国記録学会(NAREMCO:National Records Management Council、通称:ナレムコ)で行われた、
文書の経過年数と利用頻度を調査した統計です。

この法則では、
「書類が発生してから、1年後には、99%の書類が閲覧されていない」
ということが示されいます。

ですので、ほとんどの書類は
閲覧期限があると言えるのです。

 

書類にもライフサイクルが発生している?!

そしてさらに、書類にはライフサイクルがあります。

書類が発生してから、様々な活用方法があり、最終的には、廃棄に至る一連の流れです。
廃棄まで至らず、保存されている書類が増えていくと、サイクルに滞りが出ます。
書類も流れていく仕組みが大切なのです。

ますます「生もの」感がありますね。

 

まとめ

手元に残している書類は、
新鮮な鮮度を保った書類か、
今一度確かめてみませんか?

書類の整理整頓については
山崎文栄堂のオフィス見学でもお伝えしています。

また、出張書類整理などでもサポートをおこなっています。
是非お声がけください。

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この記事を書いたひと

なべちゃん

お客様の社員の一員であると思い、会社がもっとより良くなることを一緒に考え提案しています。 社内では新卒などの教育にも関わっています。