書類の受け渡しをもっと楽に!簡単に!

こんにちは、むーちゃんです。

皆さんは、会社で書類を渡す時ってどうしていますか?

「そんなの直接渡すよ~」
「メモを貼り付けて、デスクに置いておきます」
こんな方が多いのではないでしょうか?

あたり前のように行っているこの書類の受け渡し方法。

「何か問題ってある?」「焦点を当てるところ?」と思った方、
今日は弊社で行っている、ちょっとした工夫をお伝えします。

気づいていないところで、色んな問題やストレスが発生しているかもしれません。

書類は毎日発生しています

お仕事を進める中で、書類は必ず発生しています。
「書類が発生した!」なんて、意識をしたことがない方が多いのではないでしょうか。

・お客様、取引先とのやりとり
・社内業務用の書類
・個人宛に届く郵便物  など…

毎日書類を手にしているのに、自分のルールで「なんとなく」書類を取り扱っているのです。

こんな問題が…

皆さん、こんな経験をしたことはありませんか…?

「○○さんが机に書類を置いたって言ってたのにないじゃん…」
置いた受け取っていない問題の発生。

「デスクに置きっぱなしにするのは不安だから、後で渡そうかな。」
数日後、渡すのを忘れていたことが発覚。

「個人宛に届く郵便物、一人一人に渡すのめんどくさーい。」
単純そうで、結構大変な作業。

せっかくデスクに置いた書類、その後他の書類に紛れてしまうかもしれません…

毎日会社に届く郵便物。
振り分けてその人に届けるの、結構大変なんですよね…
(私は郵便振分け担当でしたが、面倒くさかったです!)

書類を受け取る側も、渡す側も、書類が上手く流れないとどこかでストレスを感じているのです。

お助けアイテム メールボックス

そんなストレスを抱えないために、弊社で使用しているアイテムはコレ!

メールボックス

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使い方のイメージは、郵便ポストです。
・書類を放置(置きっぱなし)しない
・書類の流れる仕組みを作る
こんなことが出来るようになります。

使い方

使い方はとっても簡単。
書類は全て、メールボックスを使って受け渡しをするのです。

弊社では、一人ひとつメールボックスを持っています。
書類を渡したい時は、その人のメールボックスに入れておきます。

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後は一人一人が個人のメールボックスをチェックするだけ。チェック後は中身を空にしましょう。
自宅ポストも中身を全て取り出して、要・不要と振り分けますよね。そんなイメージです。

受け取る側のメリット

メールボックスを見れば、確実に受け取ることが出来ます。

他の書類と重なって埋もれてしまう…
置いたはずなのに、どこかに消えてしまう…
こんなことはなくなります。

外出が多い営業の皆さん。
会社に戻ってきたら、まずはメールボックスをチェックしましょう。

渡す側のメリット

誰かに書類を渡したい時、
何も考えずにメールボックスの前に行けばいいだけです。

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どこに置いたら分かりやすいかな…
○○さん社内にいるかな…
なんて考える必要がなくなります。

全員のメールボックスの置き場所を集約しておけば
一気に書類・郵便物を振り分けることが可能です!
(社内を歩き回らなくてよくなりますよ!)

中身を溜めない

郵便ポストは、数日間放置すると中身がどんどん溜まっていきますよね。
メールボックスも同じです。
溜まっている=見ていないということがわかります。

考えられる原因は2つ。
①出張・休暇で不在が続いている
②さぼって見ていない

①の場合は、誰かが代わりに見てあげましょう。緊急性のあるもの、重要なものは連絡してあげましょう。
②の場合は、周りに迷惑がかかるので見てください。仕事が止まっている証拠です。

こんな使い方も

「●月▲日までに、××を提出してください。」

社内で呼びかけたら、皆バラバラのタイミングで持ってきますよね。
(回収側は結構大変)

回収できるのはありがたいけれど、受け取り側は、その都度手を止めることになります。
そんな時、「○○のメールボックスまで。」と呼びかけ時に一言添えるだけで、回収がとっても楽になりますよ。

まとめ

メールボックスの活用、いかがでしたでしょうか?書類は発生~廃棄まで、流れていくことが大事です。
今回は書類の受け渡し方法のご紹介でした。一人ひとつメールボックスを準備して、確実でラクチンな書類の受け渡しを始めてみませんか?

動画でもメールボックスの仕組みを公開中
ぜひご覧ください!

 

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!