オフィスで役立つ個人書類の整理整頓４つのコツ　

こんにちは。いとちゃんです。

皆さんの会社では書類の整理整頓について、上司・先輩から教わったことはありますか？
実は書類整理に関して、ルールが決まっていなく、それぞれ自分のやり方をしている会社も多いんです。

しかし、整理整頓について学生時代などに教わった経験がある方はあまりいないと思います。
今回は山崎文栄堂でも行っている、個人の書類の整理整頓のコツをお伝えしていきます。

こんな方は要注意

以下の内容に当てはまる方は注意が必要です！
①机の上に書類が山のように積みあがっている
②個人デスクに引出しがあり、物があふれている
③最近書類を捨てていない

書類が整理できていないことによる問題点

１．書類を探すのに時間がかかる
→使う書類を出すのに時間がかかり、その探す時間が積もって残業へつながるかもしれません。
２．紛失のリスクがある
→デスクが散らかっていると誤って紛失してしまうこともあるかもしれません。
３．集中力が下がる
→デスクに書類が積み重なっていると、目に入る情報が多く、集中を妨げる要因になるかもしれません。
４．作業しにくい
→デスクを広々使えずに、作業がしにくい。

書類の整理整頓が出来ていないと、余計なストレスがたまりそうですね。

書類の整理整頓のコツ

それでは、書類を整理整頓するコツをお伝えしていきます。

コツ①　書類はすぐに捨てる

ナレムコの統計によると、企業で見る書類の99%は1年以内に作成されたものであると言われています。

つまりは、書類が作成されてから1年以上経過しているものは、

あまり活用されていないかもしれません。

書類に書かれている情報は生モノと一緒、作成から日が経過するごとに見る確率は減っていきます。

「いつのまにか使わない書類が増えていた」ということが無いように、
使用しない書類はすぐに捨てましょう。

★★デスクの上の書類整理のヒントがこちら★★

探す時間を減らそう編① 実は多かったオフィスで探す時間

デスク上の整理整頓〜ポイントは〇〇る！〜

●●を使ってクリアデスク～1分hack動画～

シュレッダー処分に時間がかかっている方はこちらもご覧ください

コツ②　クリアファイルは1案件１フォルダ

一つのクリアファイルに何枚も書類を入れると中に何が入っているか、
分からなくなってしまいます。

それを防ぐのが1案件1ファイルの管理です。

さらに、ファイルに見出しがついていると、何が入っているか見出しのタイトルを見ればわかるので探す時間が短くなります。
無い場合はポストイットで見出しを作ることをオススメしています。

コツ③　立てて管理

クリアファイルに入れても、書類を寝かせてしまうと探しにくいですよね。

また、平置きにしておくと、上へ上へと書類を重ねてしまい、

気づいたら、机の上が書類で埋もれてしまい、探す時に大変。

書類は、『立てる！』をおススメします。

立てていると探しやすく、見た目もすっきり！

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コツ④　1か月以上持っている書類は捨てる、電子化する

「いつか見るかもしれないけど、今は手元に必要ない」、
そのような書類は電子化（PDF化）して、見たいときに見れるようにしましょう。

電子化ができるようになると、捨てられるものが増えます。
ただし、なんでも電子化すると電子化したものが増えすぎてしまうので、
必要のないものは電子化せずに捨てましょう。

 

弊社ではFujitsu ScanSnap iX500で書類をスキャンして、
ドロップボックスで保存しています。

その他、会社の仕組みとして、「フリーアドレスにする」「机の下のサイドキャビネットを廃棄する」なども
物を少なくするために有効な手段です。

【保存版】フリーアドレスの効果と実践方法

まとめ

いかがでしたか？
書類整理ができる人は仕事が出来るとよく言われています。
整理整頓ができていると、仕事のスピードアップやストレス削減などたくさんの効果があります。
書類整理や業務効率化に興味がある方はこちらもご覧ください！

 

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