探す時間を80％カット！契約書の『綴じない』保管方法とは？

こんにちは、オフィスハックの幾田かおりです。

総務や経理担当のみなさん、「必要な時に、契約書が見つからない。」「誰かが契約書を閲覧して、そのまま戻されずに、探すことがある。」なんてことはありませんか？

当社はお客様のオフィスにお伺いし、書類整理のお手伝いをさせていただくことがあるのですが、そんなときのご相談で多いのが、契約書の保管の仕方。

お客様の現状の保存形式で多いのは、クリアポケットのファイルにいれたり、2つのリングファイルに綴じたり。
経験上、９５％近くのお客様は、なんらかのファイルに綴じて保管されています。全部が集約されず、担当が契約書を裸のままもっていたりなんてことも。

必要な時の取り出し方を聞くと「ファイルの中をバサバサとページをめくりながら探します。」との声。

わたしは声を大にして言いたいです。

「「「その探す時間、みなさんの大切な業務時間を奪っていませんか～～～～？」」」

この記事では、当社が行っている見たい契約書をサッと取り出すための『綴じない』保管法をお伝えします。

ファイルには綴じない

タイトルの通り、当社の契約書の保存形式は２穴のファイルには綴じません。

私たちは契約書を案件ごとに、クリアフォルダーにいれて保管しているのです。そしてこのクリアフォルダーにこだわりアリ！

インデックス付きクリアフォルダーといい、通常のクリアフォルダーにタイトルが書ける耳がついたクリアフォルダーを使っています。当社ではこのインデックスの部分に契約書のタイトルを表記し１案件１クリアフォルダーに入れて、ボックスファイルに保管しているのです。

分類はシンプルに探しやすく

具体的な分類方法ですが、当社の場合は大分類と中分類に分けて保管。
大分類は事業部、中分類を企業のあいうえお順、と探す人に優しいシンプルな分類になっています。

【大分類】
・全社（仕入先様/お客様・仕入先以外の契約書）
・溶解処理事業
・名刺事業
・書類整理サポート事業

【中分類】
企業名をあいうえお順にボックスファイルの５０㎜幅に入る量に合わせて収納

上記の保存形式で契約書が必要になった時の探す時間はおよそ10秒。
例えばランダムに2穴ファイルに綴じた契約書をバサバサ探すと、その時間はだいたい1分半。

探す時間は、なんと80％もカットできているのです。

書類整理はメリットばかり

このように、決まった場所に決まった形式で保管をしていれば、探す手間がなくなる、プラス、文書の紛失や情報漏えいの防止にもなるのです。また、すぐにその契約書を見たいとき、業務を引き継ぎたいときにも、便利ですよね。

今回は契約書を例に出し紹介しましたが、この保管方法は契約書だけではなく、どんな書類にも活用できると思います。
実際に弊社でも、「大分類」はやはり事業部ごとに分類し、各事業部のマニュアルを保管したり、お客様の案件を管理したりもしています。

1案件1クリアフォルダーでまとめておけば、廃棄のタイミングも迷うことがありませんよね。

まとめ

いかがでしたか？

インデックス付きクリアフォルダーで保管することで、１年に１回の書類の大掃除（置き換え移し替え）の時も終了した契約書をサッと取り出し、整理もカンタン！２穴ファイルに綴じるための、書類の穴をあけ作業もサヨナラ！探す時間は80％カット！

契約書がどんどん増える…
でもなんとなくファイルに綴じたまま…
探す時間がもったいない…
という総務や経理担当みなさん

・インデックス付きクリアフォルダー
・ボックスファイル

を使った契約書の保存形式を試してみてはいかがでしょうか。

書類整理についてもっと知りたい、という方はコチラをクリック！

当社で行っている書類整理の方法を、実際にオフィスでご覧いただけます。

開催概要――――――――――――――――
主催： 株式会社山崎文栄堂
会場： 株式会社山崎文栄堂渋谷オフィス
（〒150‐0002 東京都渋谷区渋谷3-17-2 清澤ビル7階）
https://bun-eidou.co.jp/tour/
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それではまた！monthly family