おすすめ!人事書類はこのファイル用具を使って保管!

みなさんこんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。
まだまだ寒いですが、あと2か月後には4月を迎え、新入社員が入社する会社さんも多いのではないでしょうか。
入社があると必ず必要になるのが、入社手続きですよね。
入社手続きもIT化が進んでいますが、手続き書類を紙で管理されている会社さんも多いのではないでしょうか。

この間お客様から、こんな声がありました。
「入社退職が一気にあると、書類の管理が煩雑になるんです。進捗を管理するのも大変だし、書き方を調べるのも大変。書き方は過去の申請した書類を見るんですけど、探すのも一苦労です。」

忙しいと、書類の整理整頓まで時間を取っていられないが本音ですよね。

弊社では、「この書類はこのファイリングを行う」とルールが決まっています。
そのため、書類が発生した瞬間から、どのファイル用具を使って、どこで管理をするかが明確で
書類があっちこっち行くこともなければ、最後にまとめてファイリングをすることもありません。

今日は弊社で管理している方法をお伝えしていきます!

こんな管理をしていませんか?

まず何かしらの書類が発生した場合、とりあえずクリアファイルに入れていませんか?
そしてそれをすぐに取り出せるように、机の上やサイドキャビネットに
しまっていたりはしていないでしょうか?

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そして手続きが完了して、日頃のお仕事が落ち着いてきたタイミングで、
書類の種類ごとに分けたりして、厚型ファイルで管理をしていませんか?

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穴をあけたり、書類ごとにファイルを分けたり…。
「綴じるの面倒くさい!!!」って思っている人も多いはず。
単純な作業だけど、結構時間がかかって大変。

ただ、見た目は書類ごとにファイリングされていて、すっきり見えるんです。

でも「ファイリングする=活用する・保管する」ですので、書類を見るときのために、探しやすい状態でファイリングしないと意味がないですよね。

「このあたりに●●さんの書類があったな~」なんて思い出しながら探していませんか?

使うファイル用具を変えるだけで、誰でもすぐにその人の書類を取り出せるようになっちゃうんです。

管理方法の紹介

弊社のファイリング方法はこんな感じ。

\じゃん!/

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とってもシンプルです。
インデックス付きのクリアファイルに、テプラで一人一人の名前を付けて、あいうえお順に並べているだけです。
そしてそのクリアファイルを雇用形態ごとに、ボックスファイルに仕分けて管理をしています。

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その人の手続きで発生した書類は、全てこの1クリアファイルの中に入れています。
例えば、選考書類、履歴書、雇用契約書、入社手続きで結んだ書類など…全てこのファイルに収まっています。

ポイント①探しやすい

人別に管理することで、とっっっても探しやすくなります。
「●●さんのあの書類持ってきてー」と言われたら、●●さんのファイルを探せばよいだけです。
分厚いファイルから何枚もめくって探すよりも、楽チンですよね。この方法なら、その人のファイルを摘み上げるだけ。
誰でも探すことができちゃいます。

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ポイント②退職者をそのままにしない

退職者の書類管理も簡単になります。
厚型ファイルで管理をしていると、退職者の書類がファイルの下の方に埋もれたまま…
なんて状況になっていることはありませんか?

退職の度にファイルから抜き取るのが面倒…。
書類の種類ごとにファイルを分けている場合、色んなファイルからその人の書類を探して抜き取らないといけません。単純ながらにとっても面倒くさいこの作業。イライラしますよね。

でも、この方法で管理をすれば、退職者のクリアファイル1つ抜き取れば、一発で完了です。シンプルな管理方法、あなどってはいけません!

必要な道具をそろえよう!

この管理方法で必要な道具は3つ!
(アスクルで購入できますよ!)

①ボックスファイル

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商品名:キングジム GボックスPP(A4ヨコ) 収納幅100mm
お申込番号:895779
金額:¥239(税抜)

②山付きクリアホルダー

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商品名:アスクル クリアホルダー 1山インデックス付 1袋(10枚)
お申込番号:655182
金額:¥225(税抜)

③テプラ12mm

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商品名:キングジム テプラ PROテープ 12mm 白ラベル(黒文字)
お申込番号:330884
金額:¥735(税抜)

②のインデックスに貼りつける場合、テープの長さは5.5cmがピッタリでおススメです!

まとめ

人別で管理するファイリング方法はいかがでしたか?
アイディア次第で、書類の管理・活用方法がグッと便利になります。今回の方法は、契約書の管理にも応用できますよ♪(契約書管理の記事はこちら
ぜひ4月に向けて、試してみてください!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!