文房具は全社員で共有?!個人持ちにしないメリットとは

オフィスに必ずある文房具。
「文房具の管理した方がいいかも」
こんなことを考えたことはありませんか?

会社の規模が大きくなる、社員数の増加、増床、オフィスが雑然としている気がする…など、理由は様々かもしれません。

「社内に点在している文房具の在庫管理したい」
「購入する文房具を統一したい」
ゴールイメージはあるけれど、そこまでどうやって辿り着けばいいのかわからない…!

そんなお悩みのヒントになればと思い、
今回はオフィスで使う文房具を統一しよう!編でお送りします。

文房具の統一ってどういうこと?

そもそも文房具の統一って何?あまり使わない言葉かもしれません。

文房具の統一とは、
会社で発注して使う文房具は”この商品”と決めて、その文房具しか買いませんと決めることです。

今まで自由に文房具を購入していた場合、急に「この文房具しか買いません!」と制限がかかったら、社員の皆からブーイングがありそう…
なんて心配もありますよね。

でも管理側からすると、文房具の統一をするととっても良いメリットがあります。
会社として“こうしていきたい”を社内で共有して、協力をもらえる環境をつくりましょう。

購入する文房具を決める際も、社員の皆さんの声を参考にしつつ、コスパも見ながら決めていきましょう!

共有文具の決め方の順序をまとめた記事もあります!
 社内での「共有文具」の決め方

今こんな状況ではありませんか?

管理をしている総務担当者様からよくある声として、
「文具や備品を会社で買っているけど、みんなで共有で使うものを、個人で持っていって返ってこなかったり、失くしてしまったりで、何回も同じ文房具買うことがあります。でもしばらくしたら見つかって、在庫だけ増えていくんですよね。」

発注するときも部署ごとや、個人で好みの備品を発注しているから管理が大変。

気が付いたら、ハサミが10個20個あった なんて会社さんもいました…。

文房具の統一にはどんなメリットがある?

①発注が楽チン
→同じ商品をリピート注文するだけなので、発注する時間も短縮できます

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②置き場所がスッキリする
→形や向きをそろえられるから保管場所もスッキリ
文房具ごとにケースに入れて、仕切ってあげると◎

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③在庫数が一目でわかる
→同じ商品を発注して、置き場所を決めてあげれば、在庫数が一目瞭然!

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実際にどんな文房具をそろえているの?

実際に山崎文栄堂でそろえている文房具をいくつかご紹介します。
写真は文房具の在庫棚です。

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ポイントとしているのは、
・カートリッジタイプのもの
・色・形をそろえる
この2つです。

①修正テープ
カートリッジを在庫棚に入れています。
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②ボールペンの替え芯
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③フセン
一色ずつ購入。4色セットみたいなのは買いません。1色ずつ購入。
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④クリップ
細かいモノもケースごとに分ければスッキリ。他のモノと混じりません。
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この在庫棚には、使いかけ在庫も両方が入っています。約50人規模のオフィスで文房具の在庫置き場はここ1か所。使いたいときはここまで取りに来るし、使い終わったらここに戻しにきます。

在庫はこのケースに入っているだけなので、決められた最低在庫数を下回ったら、発注をする仕組みです。

この在庫棚の使い方をまとめた記事もあります。
 総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①

補足(カートリッジをおススメする理由)

写真のような使い捨てタイプのボールペンもありますよね。
使い捨てボールペン

使い捨てタイプ(特に単価が安いモノ)だと、”安いからいいや”と扱いが雑になりがちではありませんか?

手元にないとすぐに在庫置き場から取り出し、使い終わったらデスクの引き出しにしまう。
在庫棚から在庫は無くなるが、社内全体で見ると、実は在庫が増えているだけです。
デスクの引き出しをあけて、同じペンが2本3本も入ってはいませんか?

修正テープも同じ理由です。

本体は一人一つ渡して、テープがなくなったら中身だけ交換。
写真のような使い捨てタイプは、購入しないようにしています。
使い捨て修正テープ

カートリッジタイプの文房具は、同じ本体を使い続けることになります。
・モノを大切にする
・コスト削減
・置き場所が小スペースで済む

こんなメリットがあるため、私たちは使い捨てタイプよりもカートリッジタイプを購入しています。

さいごに

いかがでしたか?
今回はオフィスで使う文房具をそろえたい、統一したいにポイントを絞ってお伝えしました。
オフィスで使う文房具も、選んでそろえることをおススメします。

文房具・備品の在庫管理のポイントは、他の記事でもまとめています!
ぜひ参考にしてみてください。

総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①
→在庫が0にならない仕組みをご紹介!

社内での「共有文具」の決め方
→個人持ちから共有にするステップをご紹介!

【保存版】備品発注の仕組みを劇的に変える「補充依頼カード」とは
→発注依頼カードに載せておくべき情報

山崎文栄堂では無料でオフィス見学を行っています。
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この記事を書いたひと

なるみ

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