共有文具を決める押さえておきたいポイント

みなさんこんにちは。

最近、リンクにもあるような「社内で使う文房具を共有化したいけれど、どうしたら良いですか。」
とご相談をいただくことがあります。

何となく完成イメージはあるけど、どのように完成させればよいか分からない…
そこで今回は弊社で行っている、備品の統一基準についてお話します。

総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①

社内での「共有文具」の決め方

【保存版】備品発注の仕組みを劇的に変える「補充依頼カード」とは

【よくある声】

早速ですが、こういう経験をしたことはありませんか。

文具や備品を会社で買っているけど、
個人で持っていってしまったり、失くしてしまってまた買う。
でもしばらくしたら見つかって、在庫だけ増えてしまう。

また発注するときも部署ごとや、個人で好みの備品を発注しているから管理が大変。

購入する商品が決まっていれば、バラバラより同じ商品を購入する方が楽だし、無駄な経費も抑えられます。

 

悩み

 

【統一基準にするメリット】

では備品を統一するとどういったメリットがあるのでしょうか。

まずは備品が増えてしまうことを減らすことができます。
社内は置くスペースも限られているので、数が多すぎると困ってしまいますよね。
統一することで形も揃い、スッキリすることができます。

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また備品が減るとコスト削減にもつながります。
たとえ100円でも、積み重なると大きな額の削減に繋がります。

 

喜び

【どういった商品を統一にするのか】

そこでどういった商品を統一にするのが良いか。
ボールペンと修正テープ、2つの例でご紹介します。

使い捨てボールペン
ボールペンは写真のような10本入りなど使い捨てタイプを使う方が多いと思います。
在庫置き場からは無くなるが、デスクの引き出しやカバンなどに入れてしまい、
社内全体で見ると、実は在庫が増えているだけです。

手元にないとみんなが在庫置き場からペンを持っていってしまい、そして、安いし使い捨てだからと大切にしないことが多いです。
→物に対して思い入れがないので、消費ばかりしてしまいます。

 

使い捨て修正テープ
もう1つは修正テープです。
各自で用意するのは手間ですし、使い捨てタイプではゴミも経費も増えてしまいます。

【文栄堂ではどうしているのか】

 

ジェットストリーム
山崎文栄堂では、入社時にジェットストリームという4色+シャープペンのついたペンを
社員もパート社員も全員支給されます。

書きやすいのはもちろんですが、芯を交換するだで良いので、長期にわたって使うことができます。
また替え芯だけストックしておけば置き場所も少なくて済みますし、1本約80円とコストパフォーマンスも良いです。
また、みんな同じボールペンを使っているので、替え芯の種類も1種類で済みます。
→1人1本名前入りで持っているので、自分専用の物だと愛着が沸き大事に使います。

修正テープ

また修正テープも詰め替えができるものを使っています。
主に事業部で1つ本体を持ち、無くなったら中身を詰替えるだけなので、コストも抑えられます。
もちろん使い勝手も良いですよ!

【最後に】

いかがでしたか?

同じ文具・備品でも、種類によって使い方が変わってきます。
この機会に使っている備品の見直しをしてみてはいかがでしょうか。

在庫管理シリーズの記事はこちら!!

総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①

社内での「共有文具」の決め方

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この記事を書いたひと

なるみ

お客様窓口のコールセンターでお仕事中。 沢山の「教えて!」の声から みなさんに伝えたい情報を発信していきます!