探す事に時間をかけていませんか?書類整理で変わる仕事のやり方

こんにちは。
ハックチームのなるみです。

みなさんの会社でこんな光景見かけたことはありませんか。

あの書類どこにあるかな、、、
机の上の書類が多くて、仕事が進まない、、、
書類ってどんな風に保管したらいいの、、、

今回は、書類整理にお困りの皆さんに、
簡単ですぐに実施できる方法をお伝えします。

大切なのは、
保管に使うファイルを社内で統一することです。

文栄堂では2穴ファイル・ボックスファイルを利用しています。

 

基本的に社内においてある書類は、どちらかでまとめています。
文栄堂でほかのファイルを使用したい時には、事前にワークフローで
決済を取らなくてはなりません。

ワークフロー??面倒だな、、。と思いませんか!!!
みんな同じ気持ちなんです。だから同じファイルを使います。

書類整理というと捨てることを一番に思いつきますが、
不要な書類を判断する事は、難しいことなんです。
だかろこそ、使用するファイルを揃えることから始めることを
おすすめしています。

私が担当している書庫がこちら、、!
書庫に番号が振ってあり、戻す場所が決まっています。
背見出しも統一しているので、
書類が見つからないということがなくなりました。

またボックスファイルで保管する際は、
山付クリアフォルダを使い、
1案件1ファイルで管理しています。

ボックスファイルの背見出しで大分類を分け、
その中で、山付クリアフォルダーで案件ごとに管理することで、
更に書類を探しやすくする仕組みです。

関連記事も読んでみてください!
やりたいけどできない方へ!書類の管理方法教えます

山崎文栄堂では書類整理サポート事業部という
あまり聞きなれない事業部があります。
お客様の書類のお困りごとを伺いながら、一緒にお客様の
オフィス改善をするお手伝いをしています。

もちろん山崎文栄堂も書類整理を徹底しており、
オフィス見学会を開催し、私たちの働くオフィスを見て頂いています。

オフィス見学会の詳しい内容はこちら

また文栄堂では、出張書類整理もおこなっています。
実際にお客様のオフィスに伺い、一緒に書類整理を行います。
その際に、書類をまとめていくノウハウをお伝えしています。
文栄堂の社員は、ファイリング検定を取得を必須としています。
保管期限や書類の流れる仕組みを学んでいますので、
是非ご相談ご相談くださいね!

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