2020.06.06

かんたん書類整理～溶解処理で捨てる習慣～

こんにちはみやっちです！

2018年平成最後の冬シーズンがやってきましたね。
私は毎朝起きた時に温かいベッドから出るのに、誘惑と日々奮闘中です。

今回は年末、年度末、新年に向けた書類の整理について
「なかなか書類を捨てられない…」
「気づいたら書類が溜まっている…」
「もはや誰の何の書類かわからない！」
という方に向けた
“かんたんに書類整理ができるオフィスの捨てる習慣”についてお話したいと思います！

■ビジネスマンは1日1時間を探し物にあてている

米ウォール・ストリート・ジャーナル誌の調査によると、
平均的なビジネスパーソンは1日に1時間を探し物にあてているそうです。

この時間を半分にできたと仮定すると、
10人規模の事務所で、年間約300万円（人件費）を
無駄にしていることになることになるそうです！

単純計算すると100人規模の会社だと
年間約3,000万円無駄にしてるってことでしょうか⁇

people-2566201__340 「(探す時間)半端ないって！」

ということで、
探す時間を少しでも削減するためにも
今回はまず“書類をすぐに捨てる環境を作る”方法についてご紹介します！

■書類をすぐ捨てる習慣から身につける

書類整理でも物の整理整頓をするにも
まずは捨てることから始めることが大事かなと思います。

そもそも書類を捨てずに“とりあえず書類を残す”ことが増えるから、
不必要に書類を保管、保存が発生してしまったり、
書類整理するときに他の人がその書類を見た時に
「これって必要なのかな…わからないから残しておこう。」と
書類を残す連鎖が起こってしまいがちです。
(個人持ちの書類の整理整頓のあり方も考えていく必要がありますね)

すぐに捨てる仕組みができると、
費用な書類が溜まらず、オフィスの整頓がしやすい環境になります。

弊社では溶解処理(エコポイット)で
かんたんに書類を捨てられる仕組を整えていますので紹介します！

■機密文書溶解処理とは？

個人情報などが記載されている機密文書を
溶解工場で溶かして（トイレットペーパーに）リサイクルする処理方法です。

エコポイットの場合は中に入っている袋、
ダンボール回収の場合は規定内のサイズ(3辺の合計105cm以内)であれば
ダンボールの種類は問わず、アスクルのコピー用紙の箱などでもOKです！

書類が満杯になったら「機密文書回収専用車」で回収し、
24時間以内に溶解処理します。

■機密文書溶解処理のメリット

完全リサイクルでエコなのと、何より捨てる手間が大幅に削減できるため、
書類を捨てることへの精神的なハードルが下がり、
従業員の捨てる判断が素早く、手軽にできることが大きいのではないでしょうか。

一般的には機密文書の処理はシュレッダーが知られていますが、
溶解処理はホッチキス、クリップ留めされた資料、ファイルも
取り外しせずにそのまま捨てるだけでOKです。

裁断する時間や袋替え、紙詰まりの時間がないため、
15,000枚の書類を捨てるのにかかる時間は
機密文書の捨てる手間がシュレッダーに比べて
なんと約1/200になります！

※実際にシュレッダーで15,000枚にかけると
裁断時間以外にも色んな業務が発生しました。
——-
紙詰まり処理…7回
ホチキスを外す…3回
袋交換…1回
ドアを開けて押し詰める…4回
ごみ捨て…1回
※散らかったゴミの掃除…1回
——-
※シュレッダーの性能によって差はあります。

■シュレッダーは”仕事化”してしまう

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弊社も昔シュレッダーで機密書類を裁断していたことがありましたが、
シュレッダーをすることが”仕事化”していて、
シュレッダーをかける担当ができてしまったり、
退勤前にシュレッダーをかけて残業時間が増えることがありました。

シュレッダーのデメリットとして挙げられることとして
・一気にシュレッダーできる枚数が限られている
・裁断時間がかかる
・袋替えをする必要がある
・ホッチキスやクリップを1つ1つ手で外す必要がある
・音がうるさい(近くで電話や会話ができない)
・刃が壊れて交換する必要がある(メンテナンスが必要)
・コンセントがいる
・リサイクルができない場合が多い
があります。

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