知識0の社員がRPA導入にチャレンジしてみた!~成功と失敗談~

皆さんは、「RPA」という言葉を聞いたことはありますか?
最近、業務効率化でよく耳にするようになった方も多いのではないでしょうか。

RPA=Robotic Process Automation (ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、
ざっくりいうとパソコン業務を行ってくれるロボットです。
私たちがシナリオと呼ばれる操作工程を作って、ロボットにお仕事を任せるようになってきているのです。

「ロボットが仕事をしてくれるの?すごい!」
という思いがある一方、
「話を聞くとなんか難しそう」
「シナリオを作るのに時間がすごくかかりそう」
こんなマイナスなイメージを持っている人が少なくないはず。

ロボットのシナリオを作ると言っても、技術・専門知識がなくても作れちゃいます。
これもRPAが注目されていることの一つでもあると思います。

山崎文栄堂では、2019年7月から本格運用をして、
4か月後の現在では、月間約26時間分のお仕事をロボットに任せています。
今回は、RPAの知識0・システム素人な社員がRPA導入担当者になって
どのように社内に浸透させていったかをまとめてみました。

やってよかったこと、失敗したこと、これから導入を考えている方に参考になれば嬉しいです。

担当者を任されてまずやったことは?

担当者を任されて、右も左もわからない状態ですよね?まずは何から始めたのでしょうか?
「RPA導入担当になって、まずは各事業部長(6~7人)を集めて仲間を増やしました。」

実は担当に任命されたとき、事業部を巻き込んで一緒に導入までを進めてほしい、と言われていたそう。
仲間を増やして巻き込んでいくのはいいですね。

他の社員に協力をもらったこととは?

実際に、各事業部長たちに、どんな協力をもらったのでしょうか?
「まずは、事業部長にも、RPAの会社さんとの打ち合わせに一緒に参加してもらいました。
みんなで理解して進められるように、知っている人が少しでも多いほうがいいかなと。
操作方法とかも社員同士でシェアが出来るようになってよかったです。」

分からないことを全て自分で受けきるのではなくて、それぞれが質問したり理解したほうが
会社全体の理解度・知識力で見たときに、グンと大きくなりますね!
巻き込み力、大事です。

情報共有の仕方

RPAについての情報共有、進捗の共有はどのように行っていましたか?
「RPA専用の情報共有のチャットをつくって、ロボットの作成進捗や完成を共有したりしていました。
削減時間をグラフにしたり、操作に迷ったところの解決策を共有したり。
一番盛り上がったのは、出来上がったロボットが動いている様子を動画で共有したことです。」

見えにくい・わかりづらいことだからこそ、ふさぎ込んでいたら面白くないと思っていたそう。
私も動画見ました!完成してロボットが動く様子をみると感動したし、拍手が起こりました!

やっぱり大変!難しいと思ったこと

周りに協力をもらいながら進めたRPAの導入。
やっぱり大変だったことを聞きました。

一番手こずったことは、ロボット作成がスムーズに進まないということだそう。

操作方法がわからないときは、サポートセンターの方が教えてくれますが
それでも何かうまくできない…。ITツールでのあるある。

私たちがうまくいかなかった一番の原因だったのは、
RPAソフトを使うにあたってのパソコン環境設定を初期に設定していなかった
ということでした。

スタートで躓いていたので、その先もなかなかうまくいまくいかったという原因がありました。
導入時に、環境を整えてから進めることをおすすめします。

はじめてのRPAでおすすめしたいこと

ロボットがお仕事をやってくれるだなんて夢のようなこと。
あれもこれもやってほしいと、願望がどんどん膨らみますが、
まずは簡単なロボットから作って、RPAに慣れることをおすすめします。

わたしたちは、人がやっても5分くらいで完成するような簡単な仕事から、ロボットを作り始めました。
工程でいうと、10以内の工程で終わるようなロボット作成です。

何がよかったかというと、
・ロボットを作れた!という実績ができる(自信につながる!)
・システムに強くなくても、簡単な工程は誰でもつくれる

わたしたちは、社員のみんなが
まずはRPAに慣れる・使えるを目指していきました。

実は1回、導入を失敗していた!

今回、デモ運用から本導入まで約3か月くらいをかけて進めていきました。
しかし、実はその前に導入に失敗をしたという経験がありました。

その時に失敗した原因は2つ。
一つは、RPAの担当者しか動いていなかったということ

まずは担当者が理解しようと動き出していましたが、
確認事項・不明点が多すぎて、一人で抱え込んでしまい、結局、半年以上かけて出来上がったロボットは2つくらいでした。

二つ目は、ソフト自体が、クラウド操作しかできないもので、RPAで実施する仕事の幅が狭くなってしまったということ

RPAソフトによって、出来ること・強みが異なってきます。
出来ることが限られてくるソフトだと、狭い範囲の中でしか仕事を任せることが出来ません。
どんな仕事をロボットに任せたいか、事前に書き出しておくことも大事なポイントです。

わたしたちが使ってRPAロボット

わたしたちは、
プログラミングの経験値0の素人でもロボットが作れる
をポイントにソフト選びをしました。

そして今本導入して使っているソフトは
テリロジーさんが出している、EzAvater(イージーアバター)です。
https://www.terilogy.com/ezavater/index.html

画面認識でロボットの操作ステップが作れるので、
難しいプログラミングや文字入力をしなくていいのが嬉しいポイントです!

私たちのロボット作成事例をいくつかあげてみます。
・請求書の送付状印刷
・チャットワークでの定期的な社員に向けての告知(小口精算や勤怠締めの呼びかけなど)
・毎日の入金データダウンロード
・受注処理
・お客様情報を基幹システムへ入力

さいごに

大変そう…難しそう…と感じることほど、
私たちは多くの人を巻き込みながら、まずはミニマムで進めて、出来たという実績をつくること大切にしています。

本導入を最終的に判断したポイントは、
年間の導入費用+クリエイティブな仕事への変化(人でしかできない取り組みへシフト)

ITが進化してきたからこそ、人でしかできないことに価値を置いていきたいですよね。

初めてやることほど、より多くの情報や経験者から成功例・失敗談を聞いて参考にしたい。
これからを考えている会社さんに、少しでも私たちの体験が役に立ったら嬉しいです!

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この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!