なべちゃん

必見! 業務状況を共有して『フォローし合える』働き方へ!

情報共有のツールってどうしてますか?

社内の情報共有ツールとして、チャットワークを利用されている企業も
いらっしゃるのではないでしょうか。

私たちも、チャットワークを使い始めて8年!

1つのチームで、1つの情報を、関係する人たちと共有しながら、物事を進めていくことができるので、それまで、メールでやり取りしていた頃と比べると、格段に仕事を進めるスピードが上がりました。

ただし、情報共有のITツール1つとっても、やりたいことをすべて1つのツールで網羅することはなかなか難しいと、多くの方が、実感されているのではないかと思います。

なので、それぞれの目的に合わせて、ツールを使い分けます。

例えば、私たちの場合は情報共有のツールと言っても・・・
・社内・社外情報共有ツール(チャットワーク)
・電話メモ(サイボウズオフィス)
・スケジュール共有(サイボウズオフィス)
・マニュアル(ティーチミ―ビス)
・データベースアプリ(キントーン)
・基幹システム
と、ざっとメインどころを列挙しても、6つのツールを駆使しています。
それぞれの特徴を活かして取り入れているわけです。

それぞれのツールの機能をそのまま使っていても、解決しないことがある!

例えば、私たちの代表的な例で言いますと、『電話メモ』機能です。
不在の営業マンあてに、お客様から急ぎのお電話を頂いた場合、
電話を受けた担当は、電話メモという機能をつかって、
どのお客様からどういったご要件で電話が来たのかを通知だけするだけの機能のツールを使っていました。

この場合、ツールを活用して起こった課題として
・『お客様はお急ぎのご様子だったがすぐに営業マンは連絡してくれたかな?』

・『そもそも、電話メモを確認してくれたかな』

・『何か手伝えることがあるかもしれないな』

お知らせしたスタッフは、ずっとモヤモヤした状態を抱えたまま、次の仕事をしていました。
それって、とっても集中力を妨げるし、精神上も良いとは言えないですよね。

どうしても、気になるかたは、個別にチャットワークで実施状況を確認したりと、
2重で連絡をいれたり気遣う機会が増えていきました。

『Pigeon(ピジョン)』とチャットワークをつなげて、モヤモヤを解消!

私たちは、ツールを組合せて、より業務がスムーズに進むように取り組んでます。
代表的なのが『チャットワーク』と『Pigeon(ピジョン)』の組み合わせです。

『Pigeon(ピジョン)』とは、業務に必要な情報共有の項目を、フォーマットに入力して、
送信すると、その目的別のチャットにタスクとして項目を登録してくれるツールです。

まさに、情報をしかるべき目的にちゃんと届ける(登録する)、伝書鳩の役割です。
先ほどの例で言いますと、
不在の営業マンあてにお客様から電話がかかってきたら、
ピジョンのアプリから、『電話メモ』項目を選択します。
bbb

 

すると、電話を受けた方が、取り次ぐために入力するフォーマットが表示されます。
写真② (2)

写真③

項目を入力して、『登録』ボタンを押すと、チャットワークの『電話メモ』の部屋に
該当の営業担当宛のタスクとして登録されます。

写真④
(スマホアプリのチャットワークに表示されたイメージ)

該当の営業マンには、自分宛ということがわかり、
実施をしたら、『タスク』を完了します。

登録した履歴、完了する履歴がずっとレスとして溜まっていくので、
だれでも、電話対応の進捗がわかるわけです。

『Pigeon(ピジョン)』を導入する前との違い

何が今までと違うかというと、
オンタイムに、
だれ宛に、どのような要件で、電話メモが登録されていっているのか、だれにでもわかる仕組みになりました。

このことから、
・『●●さんあてに、大事なお客様から連絡がきているけど、午後は不在だから、自分から連絡しておこう』という行動につながったり

・この人あての電話が最近多いな。仕事が立て込んでいるかもしれないから、手伝えることがないか、声をかけてみよう。

・担当とお客様の電話が折り返し続きで、すれちがっているな。次にお客様から連絡が入ったら、応えられることがあるかもしれないから、ご用件を聞いてみよう。

なんてことに、つながっていきました。

ただ単純に、不在の営業マンあての電話を繋ぐ役割だけでなくて、
『Pigeon(ピジョン)』を使って、フォローし合える働き方へ!変わっていきました。

そうやってフォローし合えると、「(やってもらって)ありがとう」の言葉が行き交うようになり、
お互いが気持ちよく、誰かの役に立てたという嬉しさを実感しながら、お仕事するようになりました。

また、冒頭にお話した、ITツールを目的別で複数使い分けていますが、
この『Pigeon(ピジョン)』を使うことで、ツールも集約できました。
何か業務の依頼をするときに、『Pigeon(ピジョン)』から申請するということにシンプルになりました。

まとめ

最初は電話メモから始まった『Pigeon(ピジョン)』も、いまでは依頼から完了までをいろんな場面でつないでくれており、

・臨時請求書の作成依頼

・返金手続きの依頼

・クレーム報告と共有

・各種お客様からのお問い合わせ依頼

これらの情報を取得する入り口から、対応完了の出口までをしっかりとつないでくれています。
チームワークをもっと活かす、さらにやりやすくするツールとして、
『チャットワーク』でのお仕事をさらに、『Pigeon(ピジョン)』を使って、
お客様も自分たちも取り組みやすい働き方へ変えていきませんか。
『Pigeon(ピジョン)』にご興味があるかたは、こちらにご入力ください。

この記事を書いたひと

なべちゃん

お客様の社員の一員であると思い、会社がもっとより良くなることを一緒に考え提案しています。 社内では新卒などの教育にも関わっています。