業務効率化
2017.05.31
なるみ

「ホワイトボードのインクがなくなった！」　をなくす方法

こんにちは。ハックチームのなるみです。

私の会社では、「ホワイトボードのインクがなくなった！」と
言うことがほとんどありません。
ホワイトボードのインクだけでなく、
共有備品がなくなることがないんです。

それは、一緒に働くメンバーがそれぞれ役割を持って
在庫管理をしているからです。

①在庫がなくなったことを知らせる　全社員
②社内を回って足りないものを発注する　注文担当
③商品の購入を承認する　承認担当（わたしです）

総務必見！共有備品の在庫管理のアイディア　その①
会社を支える総務の方必見！共有備品の在庫管理のアイディアその②

前回の記事でもお伝えしましたが、
山崎文栄堂では毎週月・木に自社発注をしています。

注文までの流れとしては、

①備品が減っていることに気づいた人（全社員）が、
【補充依頼カード】をポケットに入れる。

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②週に2回、発注担当が社内を回りながら
ポケットに入ったカードを確認する。

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定番品リストにチェックをしていきます。
（※もちろん定番品以外が必要になることもありますが、
その場合はワークフローで事前決済としています。）

アスクルのサイトから、注文をあげる（注文担当はここまで）

③承認設定をしているので、発注担当が注文をすると、
承認担当にメールが届くようになっています。
（自由に注文が出来ないように、商品購入の際は必ず承認が
必要になるように設定しています）

私は注文内容を見て、承認するだけなので、
とっても楽ちんです（笑）

全社員で在庫管理をすることで、買い忘れがなくなるだけでなく
過剰な在庫を持つことも防ぐことが出来ます。
みんなで使うもの・やることは他人事にならない仕組みになっています。

山崎文栄堂の取り組みをもっと知りたい方は、
是非こちらまで
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アナログ業務とおさらば！kintoneを使ったらとても業務が楽になった話
2018.04.24
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この記事を書いたひと

なるみ
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