文書箱を倉庫に送り続けていませんか？

みなさんこんにちは。
オフィスハックのむーちゃんです。

経理から書類整理サポート事業部に移動して早2ヶ月…私も実際にお客様とお話しする機会が多くなってきました！
私自身の勉強のため、お客様に日々、書類についてお話を伺っています。
・社内書類の保管はどうやっていますか？
・外部の倉庫に書類を預けていますか？
・デスク周りの書類で困っていることはありませんか？　などなど…

数多く頂いた声の中で、これはみなさんにも伝えたい！と思ったことがあったので、今日はその内容について書きたいと思います。

伝えたいこと

私が伝えたいと思ったこと、それは、、、
倉庫に預けている・保管している書類を見返していますかーっ？ということです。
なんだそんなこと？と思った方もいるかもしれません。でもこれ、軽視されがちですが、すごく大事なことだと思うのです。わたしが大事だと思ったポイント3つを伝えていきます。

ポイント①　コストがかかっている

一番わかりやすいのは、コストが毎月発生しているということです。
多くの会社は、倉庫やコンテナを借りて、事務所とは別の場所に保管をしているのではないでしょうか。

経費見直しの機会があっても、これは必須経費だから…と見過ごしていませんか？みなさんの会社の土地柄によっては、倉庫代も高いのでは…

うちは社内に置いているから、倉庫代はかかっていません！というみなさん。
社内に置いている文書箱のスペースは、どのくらいの大きさでしょうか。その文書箱を置いているスペースにも、家賃がかかっています。

ダンボール

そして、そのスペースをもっと他のことに使いたくありませんか？打ち合わせスペースや休憩スペースなど…文書箱を置く以外に、もっとワクワクするような使い道があるかもしれません！

書類の保管年限が決まっているため、必ず保管はしないといけない。コストがかかっていることを意識して、文書箱の管理を行っていきましょう。

※（ちなみに弊社では、書類の文書箱専用の倉庫サービスもご案内しています！毎月発生している倉庫・家賃のコスト、もう変えられないと思っていませんか？書類の文書箱を1箱から保管できるサービスもありますよ。）

ポイント②　整理した気になっている

社内の書類を倉庫に送り、事務所の書庫はスッキリ。
ここで整理整頓が終わった気になっていませんか…？
倉庫に保管したその後、保管期限が過ぎた書類は廃棄できているでしょうか…？

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お客様とお話をしていて、「まだ倉庫に一度も行ったことがありません」という方が多かったです。
普段書類を扱っている方が倉庫に行かないとなると、誰が倉庫の整理整頓をするのでしょうか…また書類は会社にとって大事な書類なので、勝手に捨てることが出来ません。そのため、倉庫に入れるだけ入れて、本当は捨てられる書類までも、コストをかけて保管をしてる場合もあるのです。