年に一度の書類整理！~書庫の書類を倉庫に送ろう~

こんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。
突然ですがみなさん。
弊社では、毎年10月にあるイベントがやってきます…

それは、書類を倉庫へ送る作業です。
弊社では、決算が終わった10月に行っていて、今では会社の年間行事のひとつです。

今日は、社内から倉庫へ送る時のポイント3つをお伝えしたいと思います。いつもなんとなーくやっている方、初めてやろうとしている方、ぜひ参考にしてみてください。

書類の置き換えとは？

書類を社内書庫から倉庫へ移す作業のことを、「置き換え（オキカエ）」と言います。
年に一度、書庫にある書類を整理整頓して、以下3つに分ける作業です。
・書庫保管するもの
・倉庫に移動させるもの
・廃棄するもの

この作業、決算後に行う会社が多いのではないでしょうか…？
社内には、見返す年度の書類だけを管理しているのがベストですよね。
何年も前の書類が、ずっと書庫に眠っていたりしていませんか…？
見返すことがない書類は、倉庫へ送りましょう。

準備するもの

・ダンボール（保管用・廃棄書類を入れる用）
・文書箱に貼りつけるリスト
・ガムテープ
それではさっそく実施時のポイントをお伝えします！

ポイント①　1日で行う

書類の置き換えは、集中して1日で終わらせましょう。
そのためには、
・ある程度（出来れば全員！）の人数で行うこと（一人では行わない）
・実施日を決めておくこと
・誰がどの書類をやるか担当を決めておくこと
が大切です。

普段の仕事の隙間時間で行うと、なかなか進めることができません。作業中に仕事が入ってきて、中断することになってしまいます。結果、やりかけの状態が続いてしまい、すっきりする状態が遠のいてしまいます。

ちなみに弊社では、毎年全社員で実施をしています。普段使用している社員が要・不要をチェックし、廃棄決裁を役職者が行っています。
せっかく分類したのに廃棄決裁が出来る人がいないと、その場で捨てることが出来ないですよね。そのため、役職者まで全員が参加して実施します。
また全員がいると「○○さんは出来るけれど、▲▲さんは出来ない」がなくなります。全員が書類の置き換えについてわかるので、普段から無駄な書類を取っておく行為が少なくなります。

ポイント②　書庫から一度全部出そう

思い切って、書庫から書類を全て出して作業しましょう。
書庫から出した状態で、書庫保管・倉庫保管・廃棄に振り分けます。

書庫保管：活用する書類
倉庫保管：保管年限が決まっている書類、保管したい書類
廃棄：活用しない書類、保管年限が過ぎた書類

なんとなーく取っておいている書類、よくわからないから書庫にしまったままにしている書類、ありませんか…？この機会に確認をして、本当に必要な書類だけが残っている状態にしましょう。そのためにも、一度書庫からすべて出して、中身をチェックする作業が大切です。

ポイント③　同じ廃棄年度の書類をまとめよう

倉庫保管が大切な書類は、ダンボールに入れますよね。
その際のポイントは、同じ廃棄年度の書類をまとめることです。

気持ち的に、部署ごとや書類の種類ごとにまとめて入れたくなってしまいますよね。しかし、廃棄年度がバラバラの書類を一緒に入れてしまうと、いつまで経ってもそのダンボールを捨てることができないので注意しましょう。

おわりに

書類の置き換えで大事なポイントをまとめてみました。やり方を変えるだけでスムーズに進んだり、新たな気づきが得られると思います。ぜひ参考にして、次の書類整理を実施してみてください！