総務必見! 勤怠管理改善の道~アナログからクラウドへ~

みなさんこんにちは!
実は最近、お客様から勤怠管理をアナログから変えようと思っている…
という声を多く頂くようになりました。

これは何かのタイミングかな?と思い、
良い機会!ということで、
今回は、弊社がアナログからクラウド管理に変えた
経緯〜運用までをまとめてみることにしました!

実際にクラウド管理に移行作業したのが私なので、
実例も入れながらご紹介していこうと思います。

これから変えようと思っている方の参考になれば嬉しいです…!

アナログな勤怠管理とは

よくあるアナログな勤怠管理方法って、
・エクセルに入力している
・紙に手書きで書いている
・打刻器からデータを吸い上げて印刷をしている
などではないでしょうか。

弊社はエクセルで管理をしていたのですが、
大変なところって、こんなことじゃないですか?

・どのデータ・情報が最新なのかわからない
・社員から提出してもらっている場合、全員分揃うまでに時間がかかる
・エクセルの数式がずれる
・毎月新しいエクセルシートを作成する必要がある
・提出の呼びかけが面倒くさい

勤怠管理担当者だって効率良く仕事したいのに、
管理や計算すること自体に時間がかかって仕事が増えていきますよね。
(負の連鎖…)

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クラウドに変えたきっかけ

ずっとアナログ管理をし続けていたわけですが、
クラウドに変える日がやってきたのです…!

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きっかけは有給休暇の管理でした。

ある日社内で「有給休暇の取得率を上げていこう」と話が上がりました。

有給休暇は経理がエクセルで管理をしており、
社員から「有給あと何日残っていますか?」とよく聞かれ
その都度、調べて答えるということをしていました…

休暇管理もエクセルだったので、付与する際は手動で行っており
本当に正しい更新状況かもわからない状態でした。

そんな時、「クラウド勤怠管理は、自動で有給休暇の管理が出来るらしい」
と知り、導入をしてみよう!となったのです。

完全移行までの道のり

弊社が導入したサービスは
「KING OF TIME(キングオブタイム)」でした。

設定~本運用をするまで、約2か月かけて導入を進めました。

クラウド管理にすると決まった時、
ゴールをイメージしたらすごく画期的!
とワクワクしたことを覚えています…!

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でも実際に移行するとなったら、正直大変でした。

移行するためには、現在の勤怠管理をしつつ、
それにプラスして準備を進めていくので、これが大変。
(でも移行後はハッピーになったのでご心配なく!)

どんなステップでやっていったのか、書き出してみました。
①申し込み
②ヒアリングシートの入力
③電話サポートを受けながら、一緒に設定していく
④社内で告知、テスト運用
⑤本導入

こんな流れでした。
②と③にかかった時間が多かったです。
就業規則を見ながら、社内規定の勤怠ルールに合わせることに苦戦しました。

会社ごとに合わせた細かなルール設定ができるので、
どこに当てはまるの~と何度も壁にぶつかったのを覚えています。

社内の規定を確認する際は、こんな協力をもらいました
・経営幹部に最終的な就業規則の決定
・社労士さんに相談

でも合わせてしまえば後はめちゃくちゃ楽!
最終的には、社内の正しい勤怠ルールがわかったり、
見直す機会になったので、良い勉強になりました。

振り返って思うのは、勤怠ルールだけ押さえておけば大丈夫かなと。
設定については、希望を伝えれば
サポートデスクのお兄さん、お姉さんが同じ画面を見ながら設定を教えてくれます!
ですので、操作面は苦ではありませんでした。

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クラウド管理にして楽になったことランキング

アナログ管理で苦しんでいたことも
クラウド管理だと、思わず拍手したくなることが実現できるのです…!
私個人的に、楽になったことをランキングにしてみました。

第3位
給与計算に必要なデータをボタン1つでエクスポートできるから、集計しなくていい!

第2位
休暇管理が自動化になって楽!
付与日数も消化日数も、管理しなくて楽チンに!
勝手に計算してくれます。

第1位
正しい出退勤の時間がわかる!
打刻漏れがあったとしても、本人に申請してもらえるから楽

まとめ

つらつらと書いてきましたが、
こんな人はクラウド管理にした方がいい!と思っています。
・アナログ管理している人
・給与計算を面倒くさいと感じている人
・業務時間を削減したい人
・今のやり方が最善なのか…と疑問を感じている人

会社がある限り、必ず勤怠管理は発生しているはず。
うちの会社じゃできない…なんて諦めずに
出来るかも!と思ってチャレンジしてみてください!
応援しています!

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この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!