動画で見る書類整理

どーも。みやっちです。

少しずつ暖かくなりあっという間に桜もそろそろ咲く頃ですね。
弊社オフィスの近くに目黒川があるのですが、
桜が満開になるのがとても楽しみです。

今回は東新宿にあるお客様へ出張書類整理に行ってきましたので
動画でご紹介したいと思います!

 

出張書類整理の流れ

出張書類整理の流れは大きく分けて3つあります。

①書類を要、不要に分類①書類を要、不要に分類

まず、棚やデスク周りにある書類をすべて机の上に広げて
保管年限に基づいて「要」「不要」に分類していきます。

ポイントは「綴じているファイルから書類を全て出す」ということです。

分ける時は、直近半年間でその書類を見たかどうかで判断し
この書類が無くても仕事ができるかを考えて
いらない書類は手放していくことが大切です。

 

②書類の流れをヒアリング
書類の流れをヒアリング

次に必要な書類で残す中でも、
①事務所に残しておくもの(よく使う書類)
②倉庫にいくもの(使う頻度は少ないが、保管しないといけないもの)
③電子化するもの(紙でなくてもよい書類)
を決め、保管の仕方に合わせてファイル用具を決めます。

本当にその書類が無いと仕事が進まないのか、どういった時にその書類が必要なのか
電子保管と紙保管はどちらがよいのか、みんなで話し合って決めるのが良いでしょう。

③タイトルをつけて保管
タイトルをつけて保管

そしてファイルの背見出しに必ずタイトルをつけて保管します。

タイトルをつけることで、誰が見ても何の書類か分かり、
書類を見つけるのが早くなります。
そして出張書類整理では、書類の保管の仕方に合わせて、どのファイル用具を使うと良いか
山崎文栄堂の社員がアドバイスいたします!

1日かけて書類整理と保管ルール決めを行うことで
ファイル用具がバラバラで個人ごとに管理していたり、
何が入っているかわからなくて捨てられなかった書類が…

ビフォアー
ファイル用具が統一され、ファイルの背見出しを見るだけ一目でわかるように‼
アフター

最後に

いかがでしたでしょうか。
書類整理を行うことでオフィスの「場」をきれいになり、
みんなの心も頭もすっきりした状態でお仕事ができますね。

探す時間を減らすことで効率的に仕事ができ、
本業のお仕事に集中できる環境を整えていきましょう。

書類整理やオフィス見学についてはこちら

株式会社山崎文栄堂
TEL:03-5464-7110

働き方改革オフィス見学会

この記事を書いたひと

みやっち

ハックチームのイクメンワーカー。 トレンド大好き。 話す内容は薄いが、唇と人情は厚い。 男性の育児やオフィスの新しい働き方を発信していきます。