動画で見る書類整理

どーも。みやっちです。

少しずつ暖かくなりあっという間に桜もそろそろ咲く頃ですね。
弊社オフィスの近くに目黒川があるのですが、
桜が満開になるのがとても楽しみです。

今回は東新宿にあるお客様へ出張書類整理に行ってきましたので
動画でご紹介したいと思います！

出張書類整理の流れ

出張書類整理の流れは大きく分けて3つあります。

①書類を要、不要に分類

まず、棚やデスク周りにある書類をすべて机の上に広げて
保管年限に基づいて「要」「不要」に分類していきます。

ポイントは「綴じているファイルから書類を全て出す」ということです。

分ける時は、直近半年間でその書類を見たかどうかで判断し
この書類が無くても仕事ができるかを考えて
いらない書類は手放していくことが大切です。

②書類の流れをヒアリング

次に必要な書類で残す中でも、
①事務所に残しておくもの（よく使う書類）
②倉庫にいくもの（使う頻度は少ないが、保管しないといけないもの）
③電子化するもの（紙でなくてもよい書類）
を決め、保管の仕方に合わせてファイル用具を決めます。

本当にその書類が無いと仕事が進まないのか、どういった時にその書類が必要なのか
電子保管と紙保管はどちらがよいのか、みんなで話し合って決めるのが良いでしょう。

③タイトルをつけて保管

そしてファイルの背見出しに必ずタイトルをつけて保管します。

タイトルをつけることで、誰が見ても何の書類か分かり、
書類を見つけるのが早くなります。
そして出張書類整理では、書類の保管の仕方に合わせて、どのファイル用具を使うと良いか
山崎文栄堂の社員がアドバイスいたします！

1日かけて書類整理と保管ルール決めを行うことで
ファイル用具がバラバラで個人ごとに管理していたり、
何が入っているかわからなくて捨てられなかった書類が…

ファイル用具が統一され、ファイルの背見出しを見るだけ一目でわかるように‼

最後に

いかがでしたでしょうか。
書類整理を行うことでオフィスの「場」をきれいになり、
みんなの心も頭もすっきりした状態でお仕事ができますね。

探す時間を減らすことで効率的に仕事ができ、
本業のお仕事に集中できる環境を整えていきましょう。

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株式会社山崎文栄堂
TEL:03-5464-7110

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