業務効率化
2016.10.08
いとちゃん

ソロエルアリーナの承認機能で購入のルール決めてみよう！

皆さん、こんにちは。
本日は備品の購入する際のルール決めについてお伝えします。

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請求書を見てから、金額が高額だったり、要らないものを買っているなーと思ったりしたことはありませんか？
そんな人たちをなんとかしたい。
しかし、直接言いづらい。 という時がありますよね。

ダウンロード

 

安心してください。
ソロエルアリーナで「承認ワークフロー」の設定をすれば、不要なお買い物を防ぐことが出来ます。
今回は「承認ワークフロー」で出来ることをお伝えいたします。

承認ワークフローって？

「承認ワークフロー」は、ご注文を承認する人を設定したり、
高価な商品は購入不可にしたり…などなど、各部署の購買をコントロールできる機能。
買い過ぎを防いだり、企業が推奨する商品のみ買ってもらうことなどできます。
また、承認のルールは柔軟に設定できますので、活用していきたいですね。

ハック１

承認ワークフローで何ができるの？

例えば、「ご注文の上限金額を超過」したら上長の「承認が必要」というような設定や
配送料がかかるご注文は購入不可にするなど、多彩な組合せで仕事場に合ったルールを設定できます。

ご注文の上限金額超過×承認が必要
配送料がかかる×購入不可
会社推奨品以外の購入×メッセージ表示
予算超過×承認が必要　etc45種類以上の設定が可能

ダウンロード (1)

 

承認の流れは？

続いて、注文してから承認までの流れになります。

１．発注ご担当者がご注文後、承認者にご注文の通知メールが届きます。
２．承認者は専用IDでソロエルアリーナにログインをします。
３．ログイン後ご注文の商品の可否を選択します。
４．承認したタイミングでご注文が確定となります。
※ご注文確定のタイミングで納品日が変わることもあるので、ご注意ください。

ダウンロード

承認ワークフローを設定はどうやるの？

ダウンロード (2)

設定方法は簡単。以下の3つのステップで設定していきます。

STEP1
ルールを適用する部署を決める
全社共通ルールのほかに、部署ごとにルールを変えることもできます！

STEP2
承認ルールの作成
どんなルールで購買をコントロールするか決めましょう！

STEP3
承認者の設定
承認する人を選びます！

 

まとめ

このように、ルールを決めることで、購買の統制を行うことが出来ます。
しかもソロエルアリーナをご利用であれば、無料でこのような機能が使えるんですよ。
他にも様々な機能があり、管理者画面から見ることが出来るので、是非一度ご覧ください！

ここまで「設定が面倒では？」と思った方はいませんか？
実はサポートをしていて、代理店で設定のサポートをさせて頂いております。

気になった方はこちらまで！

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2017.09.19
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この記事を書いたひと

いとちゃん
いとちゃん

コワーキング型Co-innovationスペース『COHSA SHIBUYA』のコミュニティマネージャー。 COHSAのユーザーさんとの交流の中で発見した、おしごとをたのしくする情報を発信していきます。

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