なるみ

かんたん!書類整理~日々の業務に捨てる仕組みを~

こんにちは!
突然ですが皆さんは書類整理と聞いて、どんなことを思い浮かべますか。

「出来たらいいけど、やり方がいまいち分からない」
「1人でやっても意味ないんじゃないの」
「きっと続かないな~」

出来たらいいなという思いの反面、面倒な気持ちや継続が出来ないなど、
ネガティブなイメージなのではないでしょうか。

今回は私が実際に行っている書類整理の事例のひとつをお伝えします!

私は、コールセンターや営業事務を行う部署に所属しています。
お客様やお取引様とのFAXの書類のやり取りが多いので、
ほっておくと永遠に増え続けてしまいます。

扱う書類量は多いのですが、捨てるという行為が仕組みになってなって
いるからこそ、いつでもすっきりしている状態が保たれています。

どんな書類に向いているの?

■お客様とやり取りをした書類
■お取引先様との発生書類

私たちは大きく3つのボックスファイルに分けています。
①会社からお客様にお送りした書類
②お客様から会社に頂いた書類
③お取引先様から頂いた書類

お送りしている書類か、頂いた書類かボックスで分けることも
探しやすく捨てやすい書類の流れをつくります。

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ボックスファイルには、
日ごとにクリアファイルを用意して、その日に発生した書類を
まとめて管理しています。

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対象にできる書類は、、、

①1ヶ月後に見返す書類でないこと
=1ヶ月以内に案件が完了するもの

②データとして廃棄後も確認できる書類
であることが大切です。

廃棄のタイミング

1~31日までのクリアファイルを用意して、
毎月くるくるローテーションさせていきます。
1日のクリアファイルにファイリングするときは、
前月の1日分は破棄してしまいます。

4月1日発生分→5月1日廃棄
5月1日発生分→6月1日廃棄
このように、毎日必ず捨てるタイミングがやってきます。

この書類整理のオススメポイント

①ファイリングと同時に、廃棄のタイミングが決まっている
②ルールがとても簡単
③簡単にはじめられる

用意するものは2つ
テプラと山付きクリアファイルです。

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さいごに

何年保管などない書類であれば、迷うことなく捨てられる!
「誰かが捨ててくれる」を待っていては、いつまでたっても始まりません。
捨ててほしければ、捨てられる仕組みを提供するというのも
一つの考え方かもしれません。

最後まで読んでいただきありがとうございます!
これからも私がお仕事していく中で、「これ便利!」「あって良かった!」と思う、
物や仕組みを発信していきます。もちろん書類整理の方法も!

こんな時、どうしたらいいの?と疑問に思ったとき是非お問合せ下さい!
私たちの改善のヒントにもなり、皆様へお返ししていきます。

★オフィス見学会も開催しています★

この記事を書いたひと

なるみ

お客様窓口のコールセンターでお仕事中。 沢山の「教えて!」の声から みなさんに伝えたい情報を発信していきます!