Pマーク取得への道 第1弾~Pマーク取得のきっかけ~

みなさん、こんにちは!
情報推進チームです。

山崎文栄堂では、事業部以外に各メンバーがチーム活動も行っていて、
【情報推進チーム】というチームがあります。

昔はTVや新聞などマスメディアが主に世の中に情報発信をしていましたが、
今では皆さんご存知の通り当たり前のようにネットを使い、
HPやブログ、SNSで会社でも個人でも誰でも情報を発信が気軽にできる便利な時代になりました。

膨大な情報が毎日のように飛び交う中で
より特に個人情報の取り扱いや情報発信のリスクも恐れられてきています。

私たちは情報推進チームは、お客様や従業員が安心と信頼でお仕事ができるよう、
社内の情報発信や個人情報などを適切に扱っていけるように教育していくチームです。

具体的には
・情報発信(SNS)
・個人情報勉強会
・Pマーク更新対策
その他、PCなどのIT機器の管理やRPAの働き方改革の推進の行っているチームです。

 

先日2019年7月にPマークの更新が完了しまして
そんな情報推進チームが、
オフィスハックを通じてプライバシーマークの取得・更新について、
情報をお伝えしていきたいと思います!
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なぜ、プライバシーマークについての記事を書いていくかというと、
最近、お客様から「Pマークの取得をどう準備しているのか、教えてほしい」
という声をいただいて、オフィスにご来社いただくことが増えてきたので
記事・動画でも配信してお役に立てればと思います!

 

■なぜ取得しようと思ったか

「プライバシーマーク」とは、
企業や団体など(事業者)の個人情報保護の体制や運用の状況が適切であることを示す制度です。

山崎文栄堂のサービスでは、
お客様の情報を取り扱うことがたくさんあり、
お付き合いにあたってPマークの取得をしているかを聞かれることや気にされる方が多いです。

お客様にとってより安心してお付き合いいただくために
Pマークが必要なんだと思うことが増え、取得をしました。

2007年に取得して、今年で5回目の更新を迎えました!

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実際にプライバシーマークを取得してみて、
お付き合いが拡がったり、社会的な信頼として効果があったり、
個人情報に対する意識が高まったのですが、

それより意外だったのが、
社内の教育として従業員が整理整頓で使った物を元に戻せる仕組みができたり、
情報整理されることで物や書類を探す時間がなくなって
不要な残業が減ったり、みんながいつもすっきりした状態で仕事ができるようになったことです。

今では、社内での仕組みもできた弊社が、取得当時どんな状態だったか、
次で紹介していきますね!

■当時はどういう状態だったか

15年ほど前の山崎文栄堂はどうだったのか少し紹介させていただきます。

①使ったものをもとに戻すという文化がないため使いっぱなし、買いっぱなしの為、
オフィスの中にモノが溢れ、なんだがオフィスが雑然としている。

cgrjondI※約10年以上前の渋谷のオフィスです。

②どこに何が置いてあるかわからない為、1日中何か探している
中には大事は鍵や書類を個人で所有していて紛失してしまうなどの事態も発生!

③探し物に気を取られ本来のお仕事に集中できず、なんとなく1日がたってしまい、
夜になってやらなくてはいけないことに着手して結果毎日残業している…

④情報整理に頭が回らず、お客様情報の入った書類で裏紙印刷をしたり、
パソコンを個人所有化してしまうなど情報セキュリティに対して非常に無頓着…

 

現在の山崎文栄堂の取り組み

現在ではPマークの取り組みを10年以上コツコツ積み重ね、
個人情報の取り扱いだけでなく、書類やモノを元に戻す仕組みや文化(教育)づくりや
SNSやHPから山崎文栄堂のビジョンや人生と仕事の繁栄に貢献するための
情報や取り組みを積極的に発信し社会貢献をしていくことを大事にしています。

書類やモノ、情報の整理ができると探す時間や生産性向上だけでなく、
社員がいつも頭の中がスッキリしたりいつも健康で良い状態で仕事できる部分に
大きくつながっているように感じています。

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■次回予告
Pマーク取得への道 第2弾~Pマーク取得・更新の取り組み編~

当時の様子をご覧の通り、プライバシーマークを取得するにあたって、
当時の弊社はひどい状態でした…

次回、第2弾ではPマーク取得・更新にあたってどう取り組んだか
紹介していければと思います。

Pマーク取得への道 第2弾~プライバシーマーク取得・更新までの取り組み編~
お楽しみに!

 

 

【書類整理やオフィス見学についてはこちら

:::日程:::
2019年11月20日(水)
2019年12月19日(木)
2020年1月15日(水)
14時(13時45分開場)から17時 定員:5名

:::当日の流れ::::
1.働き方改革の取り組みの歴史的背景と流れ
2.整理整頓実践ワークショップ
3.オフィス見学ツアー

:::こんな方にオススメ::::
・会社から整理整頓の推進委員に選出された
・経理・総務・人事のお仕事をしているなかで、
業務改善に取り組みたいと思っている
・整理整頓を文化にしたいと思っている経営者の方
・5Sは知っているし、会社からも教わるけれど、なかなか実践に落とし込めない
・社内のチームワークを良くしたい
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株式会社山崎文栄堂
〒153-0042 東京都目黒区青葉台3丁目17-13 鉄信ビル
TEL 03-5464-7110(代表)
FAX 03-5464-7157
宮地・長谷川
http://www.bun-eidou.co.jp/

この記事を書いたひと

みやっち

ハックチームのイクメンワーカー。 トレンド大好き。 話す内容は薄いが、唇と人情は厚い。 男性の育児やオフィスの新しい働き方を発信していきます。