総務必見!共有備品の在庫管理のアイディア その①

こんにちは、オフィスハックのかおりんです。

みなさんがお仕事をしているオフィスには、
コピー用紙はもちろん、ペン、ポストイット、クリップや電池など、
様々な共有備品が置いてあると思います。

しかも在庫切れになるタイミングは全て一緒なわけはなく、
なかなか一気に購入ということもできませんよね。

ただでさえやることの多い総務のお仕事、社員用の共有備品を管理するのって、
案外面倒なのではないでしょうか。
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社員からの「○○ってどこにある?」

「○○さん、このポストイットの黄色どこかにないの?」
「○○さん、クリップの在庫が切れてますよ~」

こんな社員の声にいちいち手を止めて、「やれやれ、、、」と思いながら対応している方は少なくないと思います。

でもそれが、ちょっとの工夫で楽になったら、、、?
自分の時間が増え、業務効率もアップしますよね。

備品の見える化

弊社、山崎文栄堂では共有備品はすべてこのひとつの棚に集約されています。
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名付けて「山崎文具店」です!

どん!

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名前はどうでも良いのですが、大切なのはそのしくみ
この棚は、全ての引き出しが透明になっており、中身がわかります。
また、引き出しの側面には、備品の写真が貼ってあるので、何がどこに入っているかは一目瞭然。

みなさんもよく使うであろうポストイットやサインペン、のりも、ホチキスの針も、クリップも、すべてここに収納されています。

ちなみに入っている順は、社員がよく使うモノ順になっています。

発注のタイミングで迷わない

では引き出しの中を見てみましょう。

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引き出しをあけると、備品の在庫と
このような「補充依頼カード」が入っているのがわかります。

「補充依頼カード」には、最低在庫と発注数、発注先や商品番号も記載されています。
これを見れば、備品のステイタスが全てわかるようになっているのです。

そして、備品を使ったひとが最低在庫になっていることに気が付いたらこのカードを、、、

 

このポケットにイーーーーン!

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社員がやるのは、たったこれだけです。

これを、決まった曜日に担当の人が見て、決まった発注数を、決まった発注先に発注するわけです。

ちなみに弊社では、月・木曜日が備品発注の日、と決まっています。
社内の共通のルールやしくみが、みんなの仕事をちょっと楽にするのです。

みんながストレスフリーに

「在庫が気づくとないんだよね」
「無くなったら一言かけてくれれば良いのに!」
「めんどくさい人なんか、メールで言ってくるんですよ」

どれも、お客様とお話している中でよく聞く声です。

でもこのしくみが回れば、余計な時間も取られず、
在庫がなくなることもなく、増えすぎることもなく、在庫を探し回るなんてこともなくなるはず。

弊社のオフィスはワンフロア、50名ほどの規模なので
この備品棚1台で充分ですが、大きなオフィス、小さなオフィスに合わせたご提案も、もちろんお任せください。

最後に

いかかでしたか。
中身が見える透明な引き出しも、補充依頼カードも、小さなアイディアから生まれたものです。
みなさんも、ちょっとの工夫で共有備品の在庫管理を楽にしませんか?

山崎文栄堂では無料でオフィス見学も行っていますので
実際のリアルなオフィスでの活用方法をご覧いただくことができます。

少しでもご興味ありましたら
オフィス見学会についてお気軽にご連絡ください!
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株式会社山崎文栄堂
TEL:03-5464-7110
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この記事を書いたひと

かおりん

コワーキング型Co-innovationスペース『COHSA SHIBUYA』のコミュニティマネージャー。 お仕事を楽しくするヒントをみんなに広めたい!主に「働き方」に関する記事をお伝えします!