【オフィス整理のプロが教える！】年1回の整理整頓で書類が流れるポイント！

こんにちは！山崎文栄堂のみなです！

今回は年に1度、書類の整理整頓をすることで、書類が流れるようになる
仕組みづくりについてお伝えします！

年に一度の大掃除で、お家やオフィスをキレイされる方も多いと思います！
特にオフィスに多くあるのが「書類」！年1回の書類の整理整頓を行う上で
これを知っておくと整理整頓が進み、オフィスがスッキリする！ポイントをお伝えします！

■前提
山崎文栄堂では、『オフィスの中に置く書類』『倉庫に預ける書類』と置き場所を分けております。
山崎文栄堂のオフィスに置いておく書類は「今期」または「前期分のみ」です！
それ以外の書類はすべて契約している「倉庫」に期限を決めて保管をしています！

▼動画でもご覧いただけます！

 

 

 

 

 

■ポイント① 手順
まずは、書類整理を始める前に段ボールを2つ用意します！
１つは「廃棄」、もう１つは「倉庫」と明記して、すぐに書類を振り分け
分類できるように準備します！

段ボールの用意が出来たら、さっそくスタート！
まずは、棚の書類を全て外に出します！

 

 

 

 

 

 

■ポイント② 整理のポイント
棚からファイル等を全部出したら、今度は1ファイルずつ中身を見ていきます！
その時も同じく『全部出す』ことがポイント！
ファイルの中にあるリフィルの中の書類、クリアフォルダーに挟まれている書類を
1つずつでよいので『全部出す→見る→廃棄・倉庫を判断していく』を繰り返します！

意外と『もういらない書類』や『書類と一緒に送られてきた送付状』などが
クリアフォルダーに入ったまま、ということに気づくかもしれません！
年に1度だけ、目を通すだけで書類が溜まらず、必要な書類だけがオフィスの中で
流れていくことにつながります👀’’

そして、オフィスに置いておく！と決めた書類は、棚に戻します！
棚に戻すポイントとして・・・
・出し入れの頻度の高い書類は、取り出しやすい場所に置く
・1年間を通じて、綴じる予定量の空のファイルをあらかじめ棚にセットしておきましょう！

■ポイント③ 倉庫に送る
山崎文栄堂では外部倉庫を活用し、期限を決めて保管をしています。
年1回の書類整理では、社内に発生した前々年度にあたる書類を段ボールに詰めます。
段ボールには『どの種類の書類が入ているか』『いつまで保管するか』の
期限を決め、台帳に記入していきます。

入力した台帳はクリック１つで、PDFファイルになり、プリントアウトをして
段ボールに貼れば、入庫の準備完了です！

 

 

 

 

 

 

■まとめ
いかがでしたか？
1年に一度書類の整理整頓をするだけで、どんどん書類がオフィスに溜まっていく
ことを防ぎ、書類が流れていくようになります！
今回お伝えしたポイントを活用して、オフィスを快適に、そして
すごしやすい空間にしていきましょう！

都内23区を含む近郊にオフィスのあるお客様でしたら、書類を倉庫にお預かりするサポートも
行っております！『どんなサービスか聞いてみたい！』という方はこちらまでお気軽に
お問い合わせください♪