ソロエルアリーナの承認機能で購入のルール決めてみよう!

皆さん、こんにちは。
本日は備品の購入する際のルール決めについてお伝えします。

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請求書を見てから、金額が高額だったり、要らないものを買っているなーと思ったりしたことはありませんか?
そんな人たちをなんとかしたい。
しかし、直接言いづらい。 という時がありますよね。

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安心してください。
ソロエルアリーナで「承認ワークフロー」の設定をすれば、不要なお買い物を防ぐことが出来ます。
今回は「承認ワークフロー」で出来ることをお伝えいたします。

承認ワークフローって?

「承認ワークフロー」は、ご注文を承認する人を設定したり、
高価な商品は購入不可にしたり…などなど、各部署の購買をコントロールできる機能。
買い過ぎを防いだり、企業が推奨する商品のみ買ってもらうことなどできます。
また、承認のルールは柔軟に設定できますので、活用していきたいですね。

ハック1

承認ワークフローで何ができるの?

例えば、「ご注文の上限金額を超過」したら上長の「承認が必要」というような設定や
配送料がかかるご注文は購入不可にするなど、多彩な組合せで仕事場に合ったルールを設定できます。

ご注文の上限金額超過×承認が必要
配送料がかかる×購入不可
会社推奨品以外の購入×メッセージ表示
予算超過×承認が必要 etc45種類以上の設定が可能

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承認の流れは?

続いて、注文してから承認までの流れになります。

1.発注ご担当者がご注文後、承認者にご注文の通知メールが届きます。
2.承認者は専用IDでソロエルアリーナにログインをします。
3.ログイン後ご注文の商品の可否を選択します。
4.承認したタイミングでご注文が確定となります。
※ご注文確定のタイミングで納品日が変わることもあるので、ご注意ください。

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承認ワークフローを設定はどうやるの?

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設定方法は簡単。以下の3つのステップで設定していきます。

STEP1
ルールを適用する部署を決める
全社共通ルールのほかに、部署ごとにルールを変えることもできます!

STEP2
承認ルールの作成
どんなルールで購買をコントロールするか決めましょう!

STEP3
承認者の設定
承認する人を選びます!

 

まとめ

このように、ルールを決めることで、購買の統制を行うことが出来ます。
しかもソロエルアリーナをご利用であれば、無料でこのような機能が使えるんですよ。
他にも様々な機能があり、管理者画面から見ることが出来るので、是非一度ご覧ください!

ここまで「設定が面倒では?」と思った方はいませんか?
実はサポートをしていて、代理店で設定のサポートをさせて頂いております。

気になった方はこちらまで!

この記事を書いたひと

いとちゃん

コワーキング型Co-innovationスペース『COHSA SHIBUYA』のコミュニティマネージャー。 COHSAのユーザーさんとの交流の中で発見した、おしごとをたのしくする情報を発信していきます。