むーちゃん

書類整理のプロが伝える、今注目の電子契約書は本当に便利?!

最近注目度が高くなってきている電子契約書。

他の業務でクラウド化が進む中で、
紙で管理している契約書に、わずらわしさを感じている人が増えているようです。

注目される背景には、「働き方改革」なんて言葉があるかもしれませんが、
様々な技術が進化する中で、便利なサービスは取り入れていきたいもの。

「今までのやり方を変えられない」で
便利になる選択肢をなくすのはもったいないことです。

今回は、契約書から発生するお困りごとを
クラウドサービスで解決できるのか?!を調べてみました。

今、契約書の管理に悩んでいる方に参考になれば嬉しいです!

契約書から発生する困りごととは?

契約書の管理って結構面倒くさいですよね。
オフィスハックの記事にも、紙の契約書の保管方法をおススメしている記事がありますが、
実は、毎月閲覧数の多い上位の人気記事なんです。

それだけ世の中の人が、契約書の管理に悩んで、
解決方法を探しているってことですよね。

探す時間を80%カット!契約書の『綴じない』保管方法とは?
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よく聞くお困りごとは、この3つ。

・締結した契約書をどこに保管しているかわからない
・更新日付の管理が出来ていない
・締結中・解約済みがわからない

発行側も受け手側も、進捗や管理があいまいになりがちなのが契約書。

セキュリティ上しっかりしないといけませんが、
ブラックホールのような状態になっている会社さんが多いのではないでしょうか。
そしてその悩みを、なかなか他の人には相談しづらいですよね…

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電子契約書とはどんなサービス?

電子契約書を簡単に説明すると、
クラウド上で、相手との契約書の取り交わしができ、
クラウドで保存が出来る
サービスです。

製本も郵送も押印もいらなくなります!

もっとびっくりすることが、収入印紙が不要になること。
切手代・印紙代・製本にかかってた時間
これらが全て0になるのです!

クラウド締結で出来るようになること3つ

私たちは、クラウドサインというサービスを使っていますが、
クラウドだからこそ出来る、とくに便利になったことはこの3つでした!
クラウドサインのページはコチラ

①契約書の一元管理
締結した契約書は、クラウドサイン内に集約されることになります。

紙の契約書の場合、「〇〇会社の契約書はどこ?」なんて探すことはありませんか?
事業部がまたがると、さらに探し出せないなんて悩みも。
「探し出せない」がなくなります!

②収入印紙0円
コスト面にも直接的なメリットがあります。
収入印紙にかかっていた経費も、発行側もお客様側も印紙代の負担をなくすことが出来ます。

③締結までもスムーズに
郵送で送ると、
配達・開封・内容確認・押印・返送準備・返送
と意外と手間と時間がかかっています。

それが、
発行側:クラウドサイン上で契約書を発行
お客様側:メール受信→確認→確認ボタン
このステップだけで完了します。

形式的で単純そうな契約書締結の流れですが、
もっと楽にできる方法が世の中にはあるのです。(技術の進化!)

こんな会社にはおススメかも!

私たちは実際にクラウドサインを活用していますが、
こんな状況の会社にはオススメかも!と思ったことがあるので、参考にしてみてください。

・紙の契約書が中々見つけられない
→クラウドサイン内で検索すれば一発で探せます

・契約更新日付を管理したい
→満了日付に合わせて通知が来るのでとっても便利

・締結する契約書が1種類
→簡単な契約書ほど、クラウドサインを使うと発行側もお客様側も楽

さいごに

電子契約書、いかがだったでしょうか。

やっぱりうちはまだ紙かな…と思ったら、
ファイル用具の見直しをしてみましょう。
道具と仕組みを揃えれば、契約書保管もスッキリします!

探す時間を80%カット!契約書の『綴じない』保管方法とは?

今まで蓄積された契約書があると、なかなか変えられないよ!と思う方もいるかもしれません。
楽になるかも…!と希望の光が見えてワクワクした方には、ぜひともおすすめします!
どこに力を注いで業務改革を行うか、一つの切り口として参考にしてみてください。

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この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培った ノウハウを活かした記事を更新中!