Withコロナの働き方　リモートワークで総務が抱える課題とは

コロナウイルスの影響で働き方を変えている企業は多く、
「今は週1で出勤、それ以外はリモートで働いています。」という方も珍しくありません。
世の中の状況に合わせて働き方も変えていきたいけど、
何から手をつけていけばいいのか分からない、という方に、是非読んでいただきたいです。

今回、実際に私たちがお客様から頂いた課題の声と、私たちのサポートについてご紹介させて頂きます。

お客様情報

事業内容：ITサービス事業
従業員人数：約450名
総務の人数：5，6名
備考：総務の方は経理や労務など兼任

契約書の電子化（クラウドサイン）

お客様の声
「元々、契約書の電子化はこれまでもやろうかと話が出ていましたが、コロナのタイミングで準備していかないとね。と声が上がっています。特に派遣やアルバイトの雇用契約書が多く、書類の押印や郵送手配など工数がとてもかかっています。これまで保管している書類も含めて電子化して、管理できるようになると嬉しいです。」

私たちからのご提案
山崎文栄堂でも活用している
「クラウドサイン」という電子契約をクラウド上で行えるサービスをご紹介

ホームページはこちら

現状の契約書締結のフローにクラウドサインを合わせていく形で利用していく方向で案内しています。
「契約期間をすぐ検索かけられるようにしたい」「契約書に閲覧できる人を限定したい」
そんなご要望に対しても運営会社の方に協力頂きながら実現に向けてサポートしています。

なぜ、クラウドサインが選ばれるのか知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

名刺作成サービス

お客様の声
「今は全従業員の名刺作成を内製化しています。総務の人が社内にいないと名刺が作成できない状況になっています。また、作成内容の確認や仕上がりなどを気にする必要があり、どうしても時間がかかってしまいます。今後は従業員個人が名刺発注できるようにしていきたいです。」

私たちからのご提案
山崎文栄堂の名刺サービスをご紹介
名刺サービスについてはこちら

インターネットの発注システムから名刺作成に必要な情報を入力頂き、プレビュー画面で内容を確認、発注といった流れで個人からでも簡単に発注が可能です。
また、グループ会社ごとで支払先や納品場所を選択できるため、お客様のご要望に合わせて設定しています。

電話自動化・自動音声応答サービス～callcall～

お客様の声
「社内に人を減らしていく中で、電話受付を自動化したいと思っています。一度、電話受付をやめたこともあるのですが、社内の人から『総務あてに電話ができないのは困る』といったことも言われたことがあって、、電話受付をどのようにされているのか教えてほしいです。」

私たちからのご提案
山崎文栄堂でも活用しているcallcallをご紹介

ホームページはこちら

callcallではお客様が留守電を残すと、チャットやメールで、音声と文章を残してくれます。
また、社内用連絡先の用意もできるので、社内のコミュニケーションも
問題なくおこなえます。

私たちがcallcallをオススメしている理由についてはこちらの記事をご覧ください。

郵送物について～メールボックス～

お客様の声
「今、グループの郵送物を全部総務宛に送るようにしていて、振り分けに1，2時間かかっています。また、基本的に手渡しで書類を渡しているので、どうしても時間がかかってしまいます。」

私たちからのご提案
山崎文栄堂では活用している書類の受け渡し方法をご紹介

メールボックスという事業部や幹部社員ごとに郵送物を入れるボックスを活用して、郵送物の受け渡しを行っていることをオフィスに来られた際にお伝えしました。

具体的な受け渡し方法についてはこちら

まとめ

山崎文栄堂では全国多くのお客様に向けて貢献、お役立ち活動を行っています。

お客様の課題のヒアリング、
オフィス見学にお越しいただきイメージを決め、
実際にお客様と一緒に課題解決まで取り組んでいきます。

普段からオフィスハック以外にもyoutubeなどでも情報発信しています！
定期的に更新しておりますので、こちらから動画もご覧ください。

また、何から始めればいいかわからない！という方は
山崎文栄堂のお問い合わせフォームからお問い合わせください！